Personalbedarf ermitteln und planen

Der Personalbedarf sagt, wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation ein Bereich braucht. Zu wenig Personal lässt Touren ausfallen, zu viel kostet Geld.

Der Rahmenplan unterscheidet den quantitativen und den qualitativen Bedarf und verlangt Methoden, mit denen du ihn ermittelst. In der Prüfung wird oft gerechnet.

📘 Auf einen Blick

Merkmal	Information
Prüfungsteil	Handlungsspezifische Qualifikation (HQ)
Handlungsbereich	Führung und Personal
Qualifikationsschwerpunkt	Personalführung
Thema	Ermitteln des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs (Rahmenplan 7.1)
Prüfungsrelevanz	⭐⭐⭐ Mittel
Datengrundlage	DIHK-Rahmenplan und Auswertung der HQ-Prüfungen 2013 bis 2026
Art der Prüfung	Rechenaufgabe zum Personalbedarf, oft mit Personalkosten, und Fachfragen zu Methoden
Lernziel laut Rahmenplan	Bestimmungsfaktoren berücksichtigen, Personalstruktur und Bedarf ermitteln, Methoden anwenden
Empfohlene Lernpriorität	Mittel
Vertiefung	Lernmodul in der KVM-Akademie (nach Veröffentlichung verfügbar)

Warum ist die Personalbedarfsplanung Aufgabe des Meisters?

Der Meister kennt die Aufträge, die Fahrzeuge und die Leistung seiner Leute. Er meldet den Bedarf an die Personalabteilung und begründet ihn.

Ungenaue Planung zeigt sich schnell: Überstunden, Fehler, ausgefallene Touren. Eine saubere Rechnung überzeugt die Geschäftsleitung.

Einordnung innerhalb des Rahmenlehrplans

Handlungsspezifische Qualifikation
└── Führung und Personal
    └── 7 Personalführung
        └── 7.1 Ermitteln und Bestimmen des qualitativen und quantitativen Personalbedarfs
            ├── 7.1.1 Personalbedarfsermittlung (quantitativ, qualitativ)
            │   ├── 7.1.1.1 Bestimmungsfaktoren (unternehmensintern, extern)
            │   ├── 7.1.1.2 Personalstruktur im Vergleich zum Anforderungsprofil
            │   └── 7.1.1.3 Personalbedarf nach Tätigkeiten
            └── 7.1.2 Methoden der Bedarfsermittlung
                └── 7.1.2.1 bis 7.1.2.3 arbeitsplatzbezogen, auftragsbezogen, prozessbezogen

Diese Seite deckt 7.1 ab. Auswahl und Einsatz stehen auf der nächsten Seite.

Prüfungsrelevanz

⭐⭐⭐ Mittlere Prüfungsrelevanz

Die Auswertung stützt sich auf die Verweise auf die Prüfungsverordnung in den Lösungshinweisen. Der Abschnitt 11.1 wurde in 1 der 23 Prüfungsteile mit Nummernangabe vermerkt. Die Themenliste der Prüfungsfragen enthält aber Personalplanung in vier Prüfungen und Personalbedarf mit Personalkosten in zwei Prüfungen. Die Aufgaben können also auch ohne Nummernverweis vorkommen.

Aufgaben zu diesem Thema verlangen zum Beispiel,

den Bedarf an Fahrern oder Mechanikern zu berechnen,
Netto- und Bruttopersonalbedarf zu unterscheiden,
Bestimmungsfaktoren zu nennen,
Personalkosten zu ermitteln.

Zur Prüfungsanalyse HQ

Was lernst du auf dieser Seite?

Nach dem Lesen dieser Seite kannst du:

interne und externe Einflüsse auf den Bedarf nennen,
quantitativen und qualitativen Bedarf trennen,
den Nettobedarf berechnen,
Methoden der Bedarfsermittlung einordnen,
Personalkosten überschlagen.

Personalbedarf ermitteln

Bestimmungsfaktoren

Art	Beispiele
Unternehmensintern	Unternehmensziele, Auftragslage, Fahrzeugzahl, Technik, Organisation, Arbeitszeit, Krankenstand, Fluktuation, Urlaub
Extern	Marktentwicklung, Gesetze und Tarifverträge, Arbeitsmarkt, Demografie, Wettbewerb

Die Faktoren wirken zusammen. Ein neuer Großkunde erhöht den Bedarf, ein Fahrermangel am Arbeitsmarkt erschwert die Deckung.

Quantitativ und qualitativ

Quantitativer Bedarf: Wie viele Mitarbeiter braucht der Bereich?
Qualitativer Bedarf: Welche Qualifikation brauchen sie? Du vergleichst das Anforderungsprofil der Stelle mit dem Fähigkeitsprofil der vorhandenen Mitarbeiter. Die Lücke zeigt den Bedarf an Einstellung oder Qualifizierung.

Beispiele für Fragen: gelernt oder ungelernt, berufserfahren oder unerfahren, körperlich oder geistig belastend, monoton oder abwechslungsreich. Für Fahrer kommen Führerscheinklassen, Berufskraftfahrer-Qualifikation, ADR-Bescheinigung und Fahrerkarte hinzu.

Netto und Brutto

Bruttopersonalbedarf = benötigte Arbeitsstunden : Arbeitsstunden je Mitarbeiter (inklusive Ausfallzeiten)

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf minus fortgeschriebener Personalbestand

Fortgeschriebener Bestand = Bestand plus Zugänge minus Abgänge

Die Ausfallzeiten vermindern die verfügbare Zeit: Urlaub, Feiertage, Krankheit, Schulung. Wer sie vergisst, plant zu knapp.

Beispiel (Werte angenommen): Ein Betrieb setzt täglich 24 Fahrzeuge an 250 Einsatztagen im Jahr ein. Das sind 6 000 Fahrertage. Ein Fahrer steht im Jahr an 206 Tagen zur Verfügung (365 minus 104 Wochenendtage, 30 Urlaubstage, 10 Feiertage, 15 Krankheitstage).

Der Bruttobedarf ist 6 000 : 206 ≈ 29,1, also 30 Fahrer. Vorhanden sind 26 Fahrer, 2 gehen in Rente, 1 kommt dazu. Der fortgeschriebene Bestand ist 26 minus 2 plus 1 = 25. Der Nettobedarf beträgt 30 minus 25 = 5 Fahrer.

Methoden

Deterministisch: Aus den Aufgaben und Vorgabezeiten wird der Bedarf berechnet. Beispiel: Vorgabezeit 616 Stunden, ein Mitarbeiter leistet 154 Stunden im Monat, Bedarf 4 Mitarbeiter.
Stochastisch: Aus Zahlen der Vergangenheit werden Kennzahlen, Zeitreihen oder Zusammenhänge (Korrelation, Regression) abgeleitet. Beispiel: Umsatz je Mitarbeiter.
Schätzung: Erfahrene Führungskräfte oder Experten schätzen den Bedarf. Das ist schnell, aber ungenau.

Je nach Bezug unterscheidet man

arbeitsplatzbezogen: Wie viele Stellen gibt es, wie oft sind sie zu besetzen (Schichten)?
auftragsbezogen: Welche Aufträge stehen an, wie viel Arbeit bringen sie?
prozessbezogen: Welche Prozesse laufen, wie viele Mitarbeiter brauchen sie?

Personalkosten

Zu den Personalkosten zählen Bruttolohn und Personalnebenkosten wie Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Urlaubs- und Feiertagsvergütung und Beiträge zur Berufsgenossenschaft.

Beispiel (Werte angenommen): Bruttojahreslohn 36 000 €, Nebenkosten 22 Prozent. Das sind 36 000 · 1,22 = 43 920 € je Fahrer. Für 5 zusätzliche Fahrer sind es 219 600 € im Jahr.

Typische Fehler

Ausfallzeiten vergessen: Der Bedarf wird zu niedrig berechnet.
Netto und Brutto vertauscht: Der Bestand wird vom falschen Wert abgezogen.
Nur Köpfe gezählt: Die Qualifikation bleibt unbeachtet.
Zukunft ignoriert: Ruhestand und neue Technik fehlen in der Planung.
Kosten nur mit Bruttolohn: Nebenkosten fehlen.

Praxisbeispiel

Ein Betrieb gewinnt einen Auftrag mit sechs zusätzlichen Fahrzeugen.

Bedarf: Der Meister rechnet Fahrertage und Ausfallzeiten.
Netto: Er zieht den fortgeschriebenen Bestand ab.
Qualifikation: Er prüft, wer ADR und Berufskraftfahrer-Qualifikation hat.
Kosten: Er legt der Geschäftsleitung die Personalkosten vor.

Typische Prüfungsfragen

In den IHK-Prüfungen können beispielsweise folgende Anforderungen auftreten:

Berechnen Sie den Netto- und Bruttopersonalbedarf für den Fuhrpark.
Nennen Sie interne und externe Bestimmungsfaktoren des Personalbedarfs.
Unterscheiden Sie quantitative und qualitative Bedarfsermittlung.
Beschreiben Sie Methoden der Bedarfsermittlung.
Ermitteln Sie die Personalkosten einer Neueinstellung.

Fazit

Der Personalbedarf ergibt sich aus Aufgaben, Ausfallzeiten und Bestand. Wichtig sind die Trennung von quantitativ und qualitativ sowie von brutto und netto.

Für die Prüfung solltest du den Nettobedarf sicher rechnen, Methoden einordnen und Personalkosten überschlagen können.

Personalbedarf und Personalplanung