Projektplanung

Die Projektplanung ist das umfangreichste Thema im Themenbereich Projektmanagement des Prüfungsbereichs Methoden der Information, Kommunikation und Planung. Sie führt von der ersten Idee über den Projektauftrag bis zu einem Plan, der sagt, was zu tun ist, in welcher Reihenfolge, bis wann, mit welchen Mitteln und zu welchen Kosten.

Als Industriemeister planst du Projekte in deinem Bereich selbst oder lieferst der Projektleitung die Angaben aus deiner Abteilung: Welche Arbeiten fallen an, wie lange dauern sie, wer kann sie übernehmen?

📘 Auf einen Blick

Merkmal	Information
Prüfungsteil	Fachrichtungsübergreifende Basisqualifikationen
Prüfungsbereich	Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP)
Themenbereich	Projektmanagement
Thema	Methoden der Projektplanung (Rahmenplan 3.5.3)
Prüfungsrelevanz	⭐⭐⭐⭐ Hoch
Datengrundlage	DIHK-Rahmenplan und Auswertung von 35 Originalprüfungen der IHK
Art der Prüfung	Planungsschritte und Arbeitspakete beschreiben, teils einen Plan erstellen
Lernziel laut Rahmenplan	Die Vorgehensweise bei Initiierung, Zielsetzung und Planung kennen, die Teilpläne vom Projektstrukturplan bis zur Informationsplanung erstellen, Anpassungen durchführen
Empfohlene Lernpriorität	Hoch
Vertiefung	Lernmodul in der KVM-Akademie (nach Veröffentlichung verfügbar)

Warum ist die Projektplanung wichtig?

Ein Projekt ist einmalig. Es gibt keinen eingespielten Ablauf, auf den du dich verlassen kannst. Die Planung ersetzt die fehlende Routine:

Sie macht aus einem großen Vorhaben überschaubare Aufgaben.
Sie zeigt, welche Arbeiten voneinander abhängen.
Sie macht Termine und Kosten vorhersehbar.
Sie deckt Engpässe bei Personal und Betriebsmitteln auf, bevor sie eintreten.
Sie liefert die Sollwerte für den späteren Soll-Ist-Vergleich.

Ohne Plan gibt es keine Steuerung.

Einordnung innerhalb des Rahmenlehrplans

Basisqualifikation
└── Methoden der Information, Kommunikation und Planung
    └── 3.5 Projektmanagement
        └── 3.5.3 Methoden der Projektplanung
            ├── Initiierung, Zielsetzung und Planung eines Projektes
            ├── Projektstrukturplanung
            ├── Projektablaufplanung
            ├── Projektterminplanung
            ├── Ressourcenplanung
            ├── Kostenplanung
            ├── Qualitätsplanung
            ├── Informationsplanung
            ├── Risikoanalyse, Risikomanagement
            └── Anpassungen der Projektplanung

Der Abschnitt ist der längste im Themenbereich. Die Risikoanalyse hat deshalb eine eigene Seite. Netzplan und Balkenplan werden bei den Planungstechniken gerechnet, Lastenheft und Pflichtenheft stehen bei den Prozess- und Produktionsdaten.

Prüfungsrelevanz

⭐⭐⭐⭐ Hohe Prüfungsrelevanz

Die Projektplanung mit Projektstrukturplan, Ressourcen- und Informationsplanung kam in 5 der 13 Prüfungen seit 2020 vor, insgesamt in 14 von 35 ausgewerteten Prüfungen. Die Fragen bringen zwischen 3 und 26 Punkten. Meist ist zu beschreiben, in einzelnen Prüfungen war auch ein Plan zu zeichnen.

In den ausgewerteten Prüfungen wurde zum Beispiel verlangt,

zu erläutern, wie man bei der Strukturplanung vorgeht,
Arbeitspakete für einen Projektstrukturplan zu beschreiben,
Schritte der Informationsplanung zu beschreiben,
Angaben zu nennen, die für die Ressourcenplanung nötig sind,
Maßnahmen zu beschreiben, mit denen alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand bleiben.

Zur Prüfungsanalyse MIKP

Was lernst du auf dieser Seite?

Nach dem Lesen dieser Seite kannst du:

den Weg von der Analyse bis zum Projektauftrag beschreiben,
Ziele nach der SMART-Regel formulieren,
einen Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen erstellen,
Ablauf-, Termin-, Ressourcen-, Kosten- und Qualitätsplanung beschreiben,
eine RACI-Matrix lesen und aufstellen,
erklären, wie eine Planung angepasst wird.

Initiierung: von der Analyse zum Projektauftrag

Am Anfang steht ein Problem oder eine Idee. In der Initiierung, die auch Definitionsphase heißt, wird daraus ein genehmigtes Projekt.

Analyse: Ausgangslage, Bedarf, betroffene Bereiche und Machbarkeit klären.
Zielbildung: festlegen, was erreicht werden soll und was nicht zum Projekt gehört.
Projektantrag: Ziele, Nutzen, grobe Kosten und Termine für die Entscheidung zusammenstellen.
Projektauftrag: Der Auftraggeber genehmigt den Antrag und setzt die Projektleitung ein.

Ziele nach der SMART-Regel

Buchstabe	Bedeutung	Prüffrage
S	spezifisch	Ist eindeutig beschrieben, was erreicht werden soll?
M	messbar	Woran erkennst du, dass das Ziel erreicht ist?
A	attraktiv, auch: akzeptiert	Stehen die Beteiligten hinter dem Ziel?
R	realistisch	Ist das Ziel mit den vorhandenen Mitteln erreichbar?
T	terminiert	Bis wann soll es erreicht sein?

„Die Verpackung soll schneller werden“ ist kein brauchbares Ziel. Besser: „Bis Ende September verpackt die neue Anlage im Probelauf mindestens 18 Kartons je Minute.“

Der Projektauftrag

Der Projektauftrag ist die schriftliche Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleitung. Typische Inhalte sind Ausgangslage, Ziele und erwartetes Ergebnis, Start, Ende und Meilensteine, Budget, Projektleitung und Team mit ihren Befugnissen sowie die Berichtswege. Werden Leistungen bei einem Lieferanten eingekauft, kommen Lastenheft und Pflichtenheft dazu.

Grobplanung und Feinplanung

Geplant wird in zwei Stufen. Die Grobplanung liefert Phasen, Meilensteine, Hauptaufgaben und eine erste Schätzung von Dauer und Kosten. Die Feinplanung arbeitet jedes Arbeitspaket aus. Die Teilpläne bauen aufeinander auf:

Projektstrukturplan: Was ist zu tun?
Ablaufplan: In welcher Reihenfolge?
Terminplan: Wann?
Ressourcenplan: Wer und womit?
Kostenplan: Wie teuer?
Qualitätsplan: Wie gut?
Informationsplan: Wer erfährt was?

Projektstrukturplan und Arbeitspakete

Der Projektstrukturplan, kurz PSP, zerlegt das Projekt vollständig in Teilaufgaben und Arbeitspakete. Er hat die Form eines Baums und zeigt nur, was zu tun ist. Reihenfolge und Termine kommen später.

So gehst du vor:

Gliederung wählen: objektorientiert oder funktionsorientiert.
Das Projekt auf der obersten Ebene grob in Hauptaufgaben teilen.
Jede Hauptaufgabe weiter in Teilaufgaben zerlegen, bis Arbeitspakete entstehen.
Die Elemente nummerieren und auf Vollständigkeit prüfen.
Jedem Arbeitspaket einen Verantwortlichen und einen geschätzten Aufwand zuordnen.

Gliederung	Geordnet nach	Beispiel für die zweite Ebene
objektorientiert	Bestandteilen des Ergebnisses	Fundament, Maschine, Fördertechnik, Steuerung
funktionsorientiert	Tätigkeiten	Planung, Beschaffung, Aufbau, Einführung

Ein Arbeitspaket ist die kleinste Einheit im Projektstrukturplan. Es hat genau einen Verantwortlichen und ein prüfbares Ergebnis. Beschrieben wird es mit Nummer, Bezeichnung, Ergebnis, Tätigkeiten, Verantwortlichem, Dauer, Mitteln und Kosten.

Beispiel: Projektstrukturplan für eine neue Verpackungsanlage

Teilaufgabe	Arbeitspakete
1 Planung	1.1 Anforderungen ermitteln, 1.2 Angebote vergleichen, 1.3 Aufstellung planen
2 Beschaffung	2.1 Anlage bestellen, 2.2 Liefertermin überwachen, 2.3 Lieferung prüfen
3 Aufbau	3.1 Fläche vorbereiten, 3.2 Anlage montieren, 3.3 Probelauf durchführen
4 Einführung	4.1 Mitarbeiter schulen, 4.2 Anlage abnehmen, 4.3 Unterlagen übergeben

Ablaufplanung

Die Ablaufplanung bringt die Arbeitspakete in eine logische Reihenfolge. Aus Arbeitspaketen werden dabei Vorgänge. Für jeden wird geklärt, welche Vorgänge vorher abgeschlossen sein müssen. Das Ergebnis ist eine Vorgangsliste.

Sequenzielle Vorgänge laufen nacheinander. Die Anlage kann erst montiert werden, wenn sie geliefert und geprüft ist.
Parallele Vorgänge laufen gleichzeitig. Während der Lieferzeit kann die Fläche vorbereitet werden.

Parallele Vorgänge verkürzen die Projektdauer, binden aber gleichzeitig mehr Personal.

Terminplanung

Die Terminplanung ergänzt den Ablauf um Dauern und Kalenderdaten.

Darstellung	Zeigt	Einsatz
Meilensteinplan	wenige wichtige Ereignisse mit Termin, zum Beispiel „Anlage geliefert“	Überblick für Auftraggeber und Lenkungsausschuss
Balkendiagramm	jeden Vorgang als Balken über einer Zeitachse	anschauliche Planung und Kontrolle im Team
Netzplan	Abhängigkeiten, früheste und späteste Termine, Puffer und kritischen Weg	Berechnung der Termine bei vielen abhängigen Vorgängen

Ein Meilenstein ist ein Ereignis ohne eigene Dauer, an dem ein prüfbares Zwischenergebnis vorliegen muss. Wie Netzplan und Balkendiagramm berechnet und gezeichnet werden, steht auf der Seite Netzplan und Balkenplan.

Ressourcen-, Kosten- und Qualitätsplanung

Ressourcenplanung

Ressourcen sind alle Mittel, die das Projekt braucht. Der Rahmenplan nennt drei Gruppen: personelle Ressourcen, technische Ressourcen wie Maschinen, Werkzeuge und Räume sowie Material. Für jedes Arbeitspaket klärst du:

Wer darf und kann die Arbeit ausführen, etwa mit Schweißerprüfung oder Staplerschein?
Wie viele Stunden, Maschinen oder Stück werden gebraucht?
Ist die Ressource im geplanten Zeitraum frei?
Was kostet ihr Einsatz?
Wie lang sind die Lieferzeiten für Material und Fremdleistungen?

Ist eine Ressource doppelt verplant, wird ein Vorgang verschoben.

Kostenplanung

Aus Aufwand und Ressourcen ergeben sich die Teilkosten je Arbeitspaket: Personalkosten, Materialkosten, Kosten für Betriebsmittel und Fremdleistungen. Ihre Summe ergibt mit einer Reserve die Gesamtkosten.

Teilaufgabe	Geplante Kosten
1 Planung	3.200 €
2 Beschaffung	84.000 €
3 Aufbau	9.500 €
4 Einführung	2.800 €
Summe der Teilkosten	99.500 €
Reserve für Unvorhergesehenes	4.500 €
Gesamtkosten	104.000 €

Qualitätsplanung

Die Qualitätsplanung legt fest, woran die Güte des Ergebnisses gemessen wird. Kriterien sind die Merkmale, auf die es ankommt, etwa Leistung, Ausschuss oder Sicherheit. Maßstäbe sind die Werte dazu, zum Beispiel „mindestens 18 Kartons je Minute im Probelauf“.

Informationsplanung mit RACI-Matrix

Die Informationsplanung regelt den Informationsfluss: Wer braucht welche Information, von wem, wann und in welcher Form? Dazu gehören

Projektberichte: Statusberichte in festem Rhythmus, Berichte zu den Meilensteinen, Abschlussbericht,
Besprechungen: feste Termine mit Teilnehmerkreis,
Projektdokumentation: eine Ablage für Auftrag, Pläne, Protokolle und Änderungen, in der immer der gültige Stand liegt,
Regeln für Abweichungen: wer bei Störungen wen sofort informiert.

Die RACI-Matrix ordnet jedem Arbeitspaket die Beteiligten mit ihrer Rolle zu.

Buchstabe	Bedeutung
R (Responsible)	führt die Aufgabe aus
A (Accountable)	trägt die Gesamtverantwortung und gibt frei
C (Consulted)	wird vorher um Rat gefragt
I (Informed)	wird über das Ergebnis informiert

Ein Auszug für die Verpackungsanlage:

Arbeitspaket	Projektleitung	Einkauf	Instandhaltung	Geschäftsleitung
2.1 Anlage bestellen	A	R	C	I
3.2 Anlage montieren	A	I	R	I
4.2 Anlage abnehmen	R	I	C	A

Je Arbeitspaket gibt es genau ein A und mindestens ein R.

Anpassungen der Projektplanung

Kaum ein Plan übersteht die Umsetzung unverändert. So gehst du bei einer Anpassung vor:

Problem und Ursache klären, zum Beispiel Lieferverzug oder Ausfall eines Mitarbeiters.
Lösungen suchen: Vorgänge parallel legen, Puffer nutzen, Personal umsetzen, Mehrarbeit, Fremdvergabe.
Folgen jeder Lösung für Sachziel, Kosten und Termin bewerten.
Entscheiden. Ändern sich Ziele, Endtermin oder Budget, entscheidet der Auftraggeber.
Pläne aktualisieren, die Änderung dokumentieren und alle Beteiligten informieren.

Wie Abweichungen erkannt werden, steht bei der Projektsteuerung.

Typische Fehler

Ziele sind nicht messbar formuliert.
Im Projektstrukturplan fehlen Arbeitspakete wie Schulung, Abnahme oder Dokumentation.
Projektstrukturplan und Ablaufplan werden verwechselt: Der PSP enthält keine Reihenfolge.
Mitarbeiter werden verplant, ohne ihre Verfügbarkeit in der Linie zu prüfen.
Die Kostenplanung enthält keine Reserve.

Praxisbeispiel

Ein Industriemeister leitet das Projekt „Neue Verpackungsanlage“. Im Projektauftrag stehen das Ziel von 18 Kartons je Minute, der Endtermin Ende September und ein Budget von 104.000 €.

Mit dem Team erstellt er den Projektstrukturplan mit vier Teilaufgaben und zwölf Arbeitspaketen. In der Ablaufplanung zeigt sich, dass die Fläche während der Lieferzeit vorbereitet werden kann. Bei der Ressourcenplanung fällt auf, dass der Elektriker der Instandhaltung in der Montagewoche Urlaub hat. Die Montage wird um eine Woche vorgezogen, was der Lieferant bestätigt. Die RACI-Matrix hält fest, dass der Einkauf bestellt und die Geschäftsleitung die Abnahme verantwortet.

Typische Prüfungsfragen

In den IHK-Prüfungen können beispielsweise folgende Anforderungen auftreten:

Beschreiben Sie in drei Schritten, wie ein Projektstrukturplan entsteht.
Beschreiben Sie fünf Arbeitspakete für die Einführung eines neuen Schichtmodells.
Erstellen Sie für das beschriebene Projekt einen Projektstrukturplan mit drei Ebenen.
Nennen Sie fünf Teilpläne der Projektplanung in der Reihenfolge, in der sie entstehen.
Formulieren Sie ein Projektziel nach der SMART-Regel.
Beschreiben Sie, welche Angaben Sie zu einem Mitarbeiter brauchen, bevor Sie ihn für ein Arbeitspaket einplanen.
Erläutern Sie die Bedeutung der vier Buchstaben einer RACI-Matrix.
Beschreiben Sie den Unterschied zwischen Meilensteinplan, Balkendiagramm und Netzplan.

Fazit

Die Projektplanung beginnt mit Analyse, Zielen und Projektauftrag. Danach folgen Projektstrukturplan, Ablauf, Termine, Ressourcen, Kosten, Qualität und Information.

Für die Prüfung solltest du die Planungsschritte in der richtigen Reihenfolge beschreiben, einen Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen erstellen, Ziele nach SMART formulieren und die RACI-Matrix erklären können.