Ziele von Präsentationen

Die Ziele von Präsentationen sind das erste Thema im Themenbereich Präsentationstechniken des Prüfungsbereichs Methoden der Information, Kommunikation und Planung. Bevor du eine Folie gestaltest, klärst du, was die Präsentation bei deinen Zuhörern bewirken soll.

Für Industriemeister ist das keine Formsache. Eine Unterweisung, ein Bericht vor der Betriebsleitung und ein Aufruf zum Mitmachen haben verschiedene Ziele. Aus dem Ziel folgen Inhalt, Aufbau, Medien und Dauer.

📘 Auf einen Blick

Merkmal	Information
Prüfungsteil	Fachrichtungsübergreifende Basisqualifikationen
Prüfungsbereich	Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP)
Themenbereich	Präsentationstechniken
Thema	Ziele von Präsentationen (Rahmenplan 3.3.1)
Prüfungsrelevanz	⭐⭐⭐ Mittel
Datengrundlage	DIHK-Rahmenplan und Auswertung von 35 Originalprüfungen der IHK
Art der Prüfung	Ziele beschreiben, meist als Teil einer Frage zur Vorbereitung
Lernziel laut Rahmenplan	Die Ziele von Präsentationen verstehen: komplexe Informationen methodisch darstellen, Informationen zielgerichtet weitergeben und die Motivation fördern
Empfohlene Lernpriorität	Mittel
Vertiefung	Lernmodul in der KVM-Akademie (nach Veröffentlichung verfügbar)

Warum sind Ziele von Präsentationen wichtig?

Ohne Ziel wird eine Präsentation zur Stoffsammlung. Der Vortragende zeigt alles, was er weiß, und die Zuhörer fragen sich am Ende, was sie damit anfangen sollen.

Ein klares Ziel hilft dir an mehreren Stellen:

Du kannst Stoff auswählen. Was nicht zum Ziel beiträgt, fällt weg.
Du kannst den Aufbau planen, denn eine Information wird anders aufgebaut als ein Antrag.
Du kannst Medien und Dauer passend festlegen.
Deine Zuhörer wissen von Anfang an, was von ihnen erwartet wird.
Du kannst nach der Präsentation prüfen, ob sie erfolgreich war.

Der letzte Punkt verbindet den Anfang mit dem Ende. Die Zielkontrolle in der Nachbereitung ist nur möglich, wenn vorher ein Ziel festgelegt wurde.

Einordnung innerhalb des Rahmenlehrplans

Basisqualifikation
└── Methoden der Information, Kommunikation und Planung
    └── 3.3 Präsentationstechniken
        └── 3.3.1 Ziele von Präsentationen
            ├── Methodische Darstellung von komplexen Informationen
            ├── Weitergabe zielgerichteter Informationen
            └── Förderung der Motivation

Der Rahmenplan verlangt, diese drei Ziele zu verstehen. Im folgenden Abschnitt zur Planung und Vorbereitung kommt hinzu, Thema und Ziele einer bestimmten Präsentation festzulegen. Als Hinweis stehen dort die drei Stichworte informieren, motivieren und überzeugen.

Prüfungsrelevanz

⭐⭐⭐ Mittlere Prüfungsrelevanz

Die Ziele von Präsentationen sind in der Prüfungsanalyse bisher nicht als eigener Schwerpunkt ausgewertet. Sie werden zusammen mit der Vorbereitung gefragt. Die Gruppe „Präsentation vorbereiten“ kam in 7 der 13 Prüfungen seit 2020 vor, insgesamt in 19 von 35 ausgewerteten Prüfungen.

Die Einstufung als mittel ergibt sich aus dem Rahmenplan: Verlangt wird hier nur die Stufe „verstehen“. Trotzdem brauchst du das Thema, weil jede gute Antwort zur Vorbereitung beim Ziel beginnt.

In den ausgewerteten Prüfungen wurde zum Beispiel verlangt,

Ziele einer Sicherheitsunterweisung zu beschreiben,
Schritte der Vorbereitung zu beschreiben, bei denen das Festlegen des Ziels am Anfang steht,
Maßnahmen der Vorbereitung auf eine beschriebene Situation abzustimmen.

Zur Prüfungsanalyse MIKP

Was lernst du auf dieser Seite?

Nach dem Lesen dieser Seite kannst du:

erklären, was eine Präsentation von anderen Formen der Information unterscheidet,
die drei Ziele des Rahmenplans beschreiben,
informieren, motivieren und überzeugen voneinander abgrenzen,
typischen Anlässen im Betrieb das passende Ziel zuordnen,
ein Ziel so formulieren, dass es überprüfbar ist,
aus dem Ziel eine Kernbotschaft ableiten.

Was ist eine Präsentation?

Bei einer Präsentation stellt eine Person einer Gruppe einen Sachverhalt vor. Sie spricht frei und unterstützt das Gesagte durch Bilder, Zahlen, Gegenstände oder Vorführungen. Die Verbindung von Wort und Bild unterscheidet die Präsentation vom reinen Vortrag.

Drei Merkmale gehören immer dazu:

ein Anlass: Es gibt einen Grund, warum gerade jetzt präsentiert wird.
eine Zielgruppe: Die Zuhörer sind bekannt oder lassen sich eingrenzen.
ein Ziel: Die Zuhörer sollen danach etwas wissen, wollen oder entscheiden.

Die drei Ziele laut Rahmenplan

Komplexe Informationen methodisch darstellen

Viele betriebliche Sachverhalte sind verwickelt: ein neuer Fertigungsablauf, die Ursachen einer Reklamation, die Kosten einer Umstellung. Eine Präsentation ordnet solche Inhalte. Sie zerlegt sie in Schritte, zeigt Zusammenhänge im Bild und beschränkt sich auf das Wesentliche. „Methodisch“ heißt: mit Plan, in sinnvoller Reihenfolge und mit passenden Mitteln.

Informationen zielgerichtet weitergeben

Nicht jeder braucht alles. Die Instandhaltung will wissen, was sich an der Wartung ändert. Die Maschinenbediener wollen wissen, was sie anders machen müssen. Zielgerichtet heißt, die Auswahl und die Tiefe an den Zuhörern und am Zweck auszurichten. Alle erhalten zur selben Zeit denselben Stand und können sofort nachfragen.

Motivation fördern

Eine Präsentation wirkt auch auf die Einstellung. Wer erfährt, warum eine Änderung nötig ist und welchen Nutzen sie für die eigene Arbeit hat, trägt sie eher mit. Dazu gehört, Erfolge zu zeigen, Leistungen anzuerkennen und die Zuhörer zu beteiligen.

Informieren, motivieren, überzeugen

Für eine einzelne Präsentation legst du fest, welches Ziel im Vordergrund steht. Die drei Grundziele unterscheiden sich darin, was bei den Zuhörern geschehen soll.

Ziel	Die Zuhörer sollen	Beispiel	Erreicht, wenn
Informieren	etwas wissen und verstehen	eine geänderte Betriebsanweisung vorstellen	die Zuhörer den Inhalt richtig wiedergeben können
Motivieren	etwas wollen und mitmachen	für das betriebliche Vorschlagswesen werben	die Zuhörer sich beteiligen und Vorschläge einreichen
Überzeugen	zustimmen oder entscheiden	eine Investition vor der Geschäftsleitung begründen	die Entscheidung getroffen ist

In der Praxis mischen sich die Ziele. Eine Sicherheitsunterweisung informiert über Gefahren und Regeln. Sie soll die Mitarbeiter aber auch dafür gewinnen, sich daran zu halten. Trotzdem brauchst du ein Hauptziel, denn danach richtet sich der Aufbau:

Beim Informieren steht die Sache im Mittelpunkt. Der Aufbau folgt der Logik des Themas, zum Beispiel dem Ablauf eines Arbeitsgangs.
Beim Motivieren steht der Nutzen für die Zuhörer im Mittelpunkt. Beispiele, Erfolge und Beteiligung sind wichtiger als Vollständigkeit.
Beim Überzeugen steht die Entscheidung im Mittelpunkt. Der Aufbau führt vom Problem über die Lösung zu Nutzen und Kosten und endet mit einer klaren Bitte.

Anlässe im Betrieb

Das Ziel ergibt sich aus dem Anlass. Die Tabelle zeigt typische Anlässe aus dem Alltag eines Industriemeisters.

Anlass	Zuhörer	Hauptziel
Sicherheitsunterweisung an einer neuen Anlage	Mitarbeiter des Bereichs	informieren, dazu motivieren
Kennzahlen des Monats in der Abteilungsbesprechung	Mitarbeiter, Schichtführer	informieren
Einführung einer neuen Arbeitsmethode	betroffene Mitarbeiter	informieren und motivieren
Start einer Aktion für Verbesserungsvorschläge	gesamte Belegschaft	motivieren
Antrag auf eine neue Maschine	Betriebsleitung, Controlling	überzeugen
Abschlussbericht eines Projekts	Auftraggeber, Lenkungskreis	informieren, Abnahme erreichen
Vorstellung des Betriebs für neue Auszubildende	Auszubildende	informieren und motivieren

Ziele überprüfbar formulieren

Ein Ziel wie „Das neue Schichtbuch vorstellen“ beschreibt nur, was der Vortragende tut. Ob die Präsentation gelungen ist, lässt sich daran nicht messen. Ein brauchbares Ziel beschreibt das Ergebnis bei den Zuhörern.

Prüfe dein Ziel mit vier Fragen:

Wer? Für welche Zuhörer gilt das Ziel?
Was? Was sollen sie danach wissen, können oder tun?
Woran erkennbar? An welchem beobachtbaren Verhalten oder Ergebnis siehst du das?
Bis wann? Gilt das Ziel am Ende der Präsentation oder zu einem späteren Zeitpunkt?

Zu ungenau	Überprüfbar
„Das neue Schichtbuch vorstellen.“	„Nach der Präsentation kann jeder Schichtführer eine Störung im digitalen Schichtbuch erfassen und an die Folgeschicht übergeben.“
„Für das Vorschlagswesen werben.“	„Bis zum Quartalsende reicht jede Arbeitsgruppe mindestens einen Verbesserungsvorschlag ein.“
„Über die neue Absauganlage berichten.“	„Die Betriebsleitung gibt am Ende der Präsentation das Budget für die Absauganlage frei.“

Vom Ziel zur Kernbotschaft

Die Kernbotschaft ist der eine Satz, den jeder Zuhörer mitnehmen soll. Sie folgt aus dem Ziel und steht in Eröffnung und Abschluss. Für das Schichtbuch könnte sie lauten: „Was im Schichtbuch steht, muss die nächste Schicht nicht erst suchen.“ Lässt sich keine Kernbotschaft bilden, ist das Ziel noch nicht klar genug.

Typische Fehler

Das Ziel beschreibt die eigene Tätigkeit und nicht das Ergebnis bei den Zuhörern.
Mehrere gleichrangige Ziele werden in eine Präsentation gepackt.
Das Ziel passt nicht zum Anlass: Wo eine Entscheidung gebraucht wird, wird nur informiert.
Das Ziel ist in der verfügbaren Zeit nicht erreichbar.
Die Zuhörer erfahren das Ziel nicht und wissen nicht, worauf sie achten sollen.
Nach der Präsentation wird nicht geprüft, ob das Ziel erreicht wurde.

Praxisbeispiel

In einem Versandlager kreuzen sich die Wege von Staplern und Fußgängern. Nach zwei Beinahe-Unfällen soll der Industriemeister ein neues Wegekonzept einführen. Er präsentiert dasselbe Thema zweimal, mit unterschiedlichem Ziel.

Vor der Betriebsleitung will er überzeugen. Sein Ziel: Am Ende der Präsentation ist das Budget für Bodenmarkierungen und zwei Schutzgeländer freigegeben. Er zeigt den Hallenplan mit den Gefahrenstellen, beschreibt die beiden Vorfälle, stellt das Konzept vor und nennt die Kosten. Er schließt mit der Bitte um Entscheidung.

Vor den Mitarbeitern will er informieren und zugleich motivieren. Sein Ziel: Nach der Präsentation kann jeder Mitarbeiter die neuen Wege und Vorfahrtsregeln auf dem Hallenplan zeigen und hält sie ab dem Folgetag ein. Kosten spielen hier keine Rolle. Er zeigt Fotos der Gefahrenstellen, geht die Wege mit der Gruppe in der Halle ab und fragt nach Stellen, an denen die Regelung im Alltag schwierig werden könnte.

Dasselbe Thema ergibt zwei verschiedene Präsentationen. Der Unterschied liegt allein im Ziel.

Typische Prüfungsfragen

In den IHK-Prüfungen können beispielsweise folgende Anforderungen auftreten:

Nennen Sie drei Ziele, die mit einer Präsentation verfolgt werden können.
Erläutern Sie den Unterschied zwischen Informieren, Motivieren und Überzeugen an je einem betrieblichen Beispiel.
Beschreiben Sie zwei Ziele, die Sie mit der Vorstellung einer neuen Arbeitsanweisung vor Ihren Mitarbeitern verfolgen.
Formulieren Sie für eine beschriebene Situation ein überprüfbares Ziel der Präsentation.
Begründen Sie, warum das Ziel vor der inhaltlichen Vorbereitung festgelegt werden muss.
Nennen Sie vier betriebliche Anlässe für eine Präsentation und ordnen Sie jeweils das Hauptziel zu.
Erläutern Sie, wie eine Präsentation die Motivation der Mitarbeiter fördern kann.

Fazit

Eine Präsentation soll komplexe Informationen geordnet darstellen, Informationen gezielt weitergeben und die Motivation fördern. Für die einzelne Präsentation entscheidest du, ob du vor allem informieren, motivieren oder überzeugen willst.

Für die Prüfung solltest du die drei Grundziele an Beispielen unterscheiden und ein Ziel so formulieren können, dass sich hinterher prüfen lässt, ob es erreicht wurde.