Projektsteuerung

Die Projektsteuerung hält ein Projekt während der Umsetzung auf Kurs. Sie gehört zum Themenbereich Projektmanagement im Prüfungsbereich Methoden der Information, Kommunikation und Planung. Der Plan liefert die Soll-Werte, die Arbeit im Projekt liefert die Ist-Werte. Wer steuert, vergleicht beides regelmäßig und greift ein, sobald sie auseinanderlaufen.

Als Industriemeister kennst du das Prinzip aus der Fertigung: messen, mit der Vorgabe vergleichen, nachstellen. Im Projekt gilt dasselbe für Termine, Kosten und Arbeitspakete. Ob du das Projekt leitest oder im Team mitarbeitest: Ohne deine ehrliche Rückmeldung zum Stand der Arbeit gibt es nichts zu steuern.

📘 Auf einen Blick

Merkmal	Information
Prüfungsteil	Fachrichtungsübergreifende Basisqualifikationen
Prüfungsbereich	Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP)
Themenbereich	Projektmanagement
Thema	Ziele und Inhalte der Projektsteuerung (Rahmenplan 3.5.4)
Prüfungsrelevanz	⭐⭐⭐⭐ Hoch
Datengrundlage	DIHK-Rahmenplan und Auswertung von 35 Originalprüfungen der IHK
Art der Prüfung	Ursachen für Abweichungen nennen, Maßnahmen beschreiben, Auswirkungen angeben
Lernziel laut Rahmenplan	Die Grundsätze kennen, die Aufgaben umsetzen, Aufgaben und Verantwortung der Beteiligten zuordnen und die Bereiche unterscheiden
Empfohlene Lernpriorität	Hoch
Vertiefung	Lernmodul in der KVM-Akademie (nach Veröffentlichung verfügbar)

Warum ist die Projektsteuerung wichtig?

Kein Projekt läuft genau nach Plan. Ein Lieferant kommt später, ein Mitarbeiter fällt aus, eine Aufgabe dauert länger als geschätzt. Gefährlich wird das erst, wenn es niemand bemerkt. Eine geordnete Steuerung sorgt dafür, dass

Abweichungen auffallen, solange sie klein sind,
die Projektleitung nach Zahlen entscheidet und nicht nach Gefühl,
der Auftraggeber jederzeit weiß, wo das Projekt steht,
Maßnahmen auf ihre Wirkung geprüft werden.

Einordnung innerhalb des Rahmenlehrplans

Basisqualifikation
└── Methoden der Information, Kommunikation und Planung
    └── 3.5 Projektmanagement
        └── 3.5.4 Ziele und Inhalte der Projektsteuerung
            ├── Grundsätze der Projektsteuerung
            ├── Aufgaben im Rahmen der Projektsteuerung
            ├── Aufgaben und Verantwortung der Projektbeteiligten
            └── Bereiche der Projektsteuerung

Die Steuerung baut auf der Projektplanung auf, denn nur ein Plan liefert Soll-Werte.

Prüfungsrelevanz

⭐⭐⭐⭐ Hohe Prüfungsrelevanz

Das Thema gehört in der Prüfungsanalyse zur Gruppe „Projektsteuerung, Risiko, Projektabschluss“. Diese Gruppe kam in 5 der 13 Prüfungen seit 2020 vor, insgesamt in 13 von 35 ausgewerteten Prüfungen. Die Fragen bringen zwischen 4 und 24 Punkten.

Gefragt wird meist am Fall: Im Projekt läuft etwas nicht nach Plan, und du sollst Ursachen und Maßnahmen angeben.

In den ausgewerteten Prüfungen wurde zum Beispiel verlangt,

Ursachen für Verzögerungen während der Umsetzung zu nennen,
Maßnahmen gegen einen Terminverzug zu beschreiben und ihre Auswirkungen anzugeben,
Aufgaben von Auftraggeber und Projektleitung während der Umsetzung zu beschreiben,
Dokumente zu nennen, die Projektleitung und Auftraggeber austauschen.

Zur Prüfungsanalyse MIKP

Was lernst du auf dieser Seite?

Nach dem Lesen dieser Seite kannst du:

das Regelkreisprinzip erklären und Wechselwirkungen erkennen,
die sechs Aufgaben der Projektsteuerung beschreiben,
einen Soll-Ist-Vergleich durchführen und Abweichungen analysieren,
Aufgaben und Verantwortung von Auftraggeber, Projektleitung und Teammitgliedern zuordnen,
die vier Bereiche der Steuerung unterscheiden,
Maßnahmen bei Terminverzug mit ihren Nebenwirkungen beschreiben.

Grundsätze der Projektsteuerung

Das Regelkreisprinzip

Einen Regelkreis kennst du von der Heizung: Der Thermostat misst die Temperatur, vergleicht sie mit dem eingestellten Wert und stellt das Ventil nach. Danach misst er wieder. Im Projekt läuft es genauso:

Soll-Wert: die Vorgabe aus dem Projektplan, zum Beispiel ein Termin oder ein Budget,
Ist-Wert: der tatsächliche Stand zum Stichtag,
Abweichung: der Unterschied zwischen beiden,
Maßnahme: der Eingriff, der die Abweichung verkleinern soll,
Rückkopplung: die nächste Messung. Sie zeigt, ob der Eingriff gewirkt hat.

Steuerung ist also keine einmalige Kontrolle. Sie wiederholt sich in festem Rhythmus bis zum Projektende.

Wechselwirkungen erkennen

Leistung, Termine und Kosten hängen zusammen. Du kennst das als magisches Dreieck aus den Projektgrundlagen. Jede Maßnahme wirkt deshalb an mehr als einer Stelle:

Mehrarbeit holt Zeit auf, erhöht aber die Kosten und belastet die Mitarbeiter.
Ein gestrichener Test spart Zeit, gefährdet aber die Qualität.

Der Grundsatz lautet: erst die Nebenwirkungen prüfen, dann entscheiden.

Die sechs Aufgaben der Projektsteuerung

Der Rahmenplan nennt sechs Aufgaben. Zusammen bilden sie den Regelkreis.

Daten sammeln und verdichten: Rückmeldungen, geleistete Stunden, Rechnungen und Liefertermine werden gesammelt und zu wenigen Kennwerten zusammengefasst.
Projektverlauf überwachen: Die Projektleitung prüft zu festen Stichtagen den Stand der Arbeitspakete und Meilensteine.
Soll-Ist-Vergleich durchführen: Der Stand wird dem Plan gegenübergestellt.
Abweichungen analysieren: Wie groß ist die Abweichung, woher kommt sie, und was bedeutet sie für Endtermin, Budget und Ergebnis?
Änderungen veranlassen: Die Projektleitung wählt Maßnahmen aus, holt nötige Entscheidungen ein und passt die Pläne an.
Umsetzung kontrollieren: Am nächsten Stichtag wird geprüft, ob die Maßnahme umgesetzt wurde und wirkt.

Beispiel: Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse

Ein Betrieb beschafft eine neue Verpackungsanlage. Der Terminplan enthält zwei Wochen Puffer zwischen Lieferung und Montage. Am Stichtag meldet der Lieferant, dass ein Bauteil der Steuerung fehlt. Die Anlage kommt vier Wochen später.

Meilenstein	Soll	Prognose ohne Eingriff	Abweichung
Anlage geliefert	Ende KW 30	Ende KW 34	4 Wochen
Anlage montiert	Ende KW 34	Ende KW 36	2 Wochen
Anlage abgenommen	Ende KW 39	Ende KW 41	2 Wochen

Soll-Ist-Vergleich: Der Meilenstein „Anlage montiert“ liegt zwei Wochen im Verzug. Die Kosten liegen im Plan.

Abweichungsanalyse: Die Ursache liegt beim Lieferanten. Der Puffer fängt zwei der vier Wochen auf. Ohne Eingriff verschiebt sich die Abnahme um zwei Wochen.

Änderungen veranlassen: Die Projektleitung wählt zwei Maßnahmen aus.

Vorgang	Prognose ohne Eingriff	Neuer Plan	Gewinn
Montage	KW 35 und 36, eine Schicht	KW 35, zwei Schichten	1 Woche
Probelauf	KW 37 und 38	KW 36 und 37	folgt aus der Montage
Schulung	KW 39 und 40, nach dem Probelauf	KW 37 und 38, Beginn in der zweiten Woche des Probelaufs	1 weitere Woche
Abnahme	KW 41	KW 39	zusammen 2 Wochen

Die Zuschläge für die zweite Schicht kosten 600 €. Sie werden aus der Reserve von 4.500 € bezahlt, es bleiben 3.900 €. Endtermin und Budget sind eingehalten. Die Projektleitung entscheidet deshalb selbst und informiert den Auftraggeber im nächsten Statusbericht.

Umsetzung kontrollieren: Am nächsten Stichtag prüft die Projektleitung, ob der Lieferant den Termin bestätigt hat und die zweite Schicht besetzt ist.

Meilensteine kontrollieren und berichten

Meilenstein-Kontrolle

An einem Meilenstein muss ein prüfbares Zwischenergebnis vorliegen: erreicht oder nicht erreicht. Wer nur dann kontrolliert, erfährt vom Verzug zu spät. Deshalb wird bei jedem Bericht für jeden offenen Meilenstein der voraussichtliche Termin neu geschätzt. Rückt er von Bericht zu Bericht nach hinten, ist das ein Warnzeichen. Dieses Vorgehen heißt Meilensteintrendanalyse.

Der Projektstatusbericht

Der Statusbericht fasst den Stand für den Auftraggeber zusammen. Er erscheint in festem Rhythmus und zu den Meilensteinen. Typische Inhalte:

Stichtag und Berichtszeitraum,
Stand der Arbeitspakete und Meilensteine,
Soll-Ist-Vergleich bei Leistung, Terminen und Kosten,
Abweichungen mit Ursache und Prognose bis zum Projektende,
eingeleitete Maßnahmen und Entscheidungen, die der Auftraggeber treffen muss,
Stand der wichtigsten Risiken.

Oft zeigt eine Ampel den Stand: Grün heißt im Plan, Gelb heißt Abweichung, die das Projekt selbst ausgleicht, Rot heißt Ziel gefährdet.

Aufgaben und Verantwortung der Projektbeteiligten

Beteiligte	Aufgaben bei der Steuerung	Verantwortung
Auftraggeber	nimmt Statusberichte entgegen, kontrolliert an den Meilensteinen, entscheidet über Änderungen an Zielen, Endtermin und Budget	Ziele und Rahmen des Projekts
Projektleitung	sammelt die Daten, vergleicht Soll und Ist, analysiert Abweichungen, veranlasst Maßnahmen, berichtet und passt die Pläne an	Erreichen der Ziele innerhalb des Rahmens
Teammitglieder	melden den Stand pünktlich und ehrlich, weisen früh auf Probleme hin, schlagen Lösungen vor, setzen Maßnahmen um	Ergebnis der eigenen Arbeitspakete

Die Faustregel: Innerhalb des vereinbarten Rahmens entscheidet die Projektleitung. Muss der Rahmen geändert werden, entscheidet der Auftraggeber oder der Lenkungsausschuss, den du aus der Projektorganisation kennst.

Die vier Bereiche der Projektsteuerung

Bereich	Leitfrage	Beobachtet wird	Beispiel für einen Eingriff
personell	Sind die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit da?	Einsatz, Auslastung, Fehlzeiten	Unterstützung aus einer anderen Abteilung anfordern
sachlich	Stimmen Leistung und Qualität?	Ergebnisse der Arbeitspakete, Sachmittel	Nacharbeit anordnen
zeitlich	Liegt das Projekt im Terminplan?	Termine, Meilensteine, Puffer	Vorgänge parallel legen
finanziell	Reicht das Budget?	Kosten je Arbeitspaket, verbrauchte Reserve	eine günstigere Lösung wählen

Steuerungsmaßnahmen bei Terminverzug

Typische Ursachen für einen Verzug sind:

Mitarbeiter fallen aus oder werden in der Linie gebraucht.
Maschinen, Werkzeuge oder Räume stehen nicht bereit.
Material wird zu spät geliefert.
Ein Dienstleister wird nicht rechtzeitig fertig.
Die Dauer eines Vorgangs wurde zu knapp geschätzt.
Eine Abhängigkeit zwischen zwei Vorgängen wurde übersehen.

Mögliche Maßnahmen:

Maßnahme	Wirkung	Nebenwirkung
Puffer nutzen	Der Verzug wird ohne Mehrkosten aufgefangen.	Für spätere Störungen fehlt die Reserve.
Vorgänge parallel legen	Die Durchlaufzeit sinkt.	Mehr Personal wird gleichzeitig gebraucht.
Mehrarbeit oder zweite Schicht	Eingearbeitete Mitarbeiter schaffen mehr in kürzerer Zeit.	Zuschläge erhöhen die Kosten, die Belastung steigt.
Mitarbeiter aus anderen Abteilungen holen	Fachkundige eigene Leute helfen kurzfristig.	Sie fehlen in ihrer Abteilung.
Leiharbeitnehmer einsetzen	Andere Abteilungen werden nicht belastet.	Auswahl und Einarbeitung kosten Zeit und Geld.
Teilaufgaben fremd vergeben	Eigene Mitarbeiter und Betriebsmittel werden entlastet.	Vergabe und Kontrolle machen Aufwand, Wissen kann abfließen.

Reicht das nicht, wird der Leistungsumfang gekürzt oder der Endtermin verschoben. Beides braucht die Zustimmung des Auftraggebers.

Der Rahmenplan nennt bei der Kontrolle der Umsetzung auch agile Methoden mit täglicher Abstimmung. Sie stehen auf der Seite Agiles Projektmanagement.

Typische Fehler

Der Stand wird nach Gefühl gemeldet („fast fertig“).
Auf die Abweichung folgt sofort eine Maßnahme, ohne die Ursache zu klären.
Die Nebenwirkungen einer Maßnahme werden nicht bedacht.
Geänderte Pläne erreichen nicht alle Beteiligten.

Praxisbeispiel

Ein Industriemeister leitet die Umstellung des Ersatzteillagers auf Barcode-Scanner. Vier Mitarbeiter sollen 4.000 Lagerplätze etikettieren, geplant sind 400 Plätze je Woche.

Nach sechs Wochen sollten 2.400 Plätze fertig sein, es sind 1.800. Der Rückstand beträgt 600 Plätze. Die Ursache: Zwei Mitarbeiter wurden wegen einer Störung drei Wochen lang in der Linie gebraucht.

Der Industriemeister prüft Samstagsarbeit, Hilfe aus dem Versand und einen späteren Endtermin. Er wählt zwei Mitarbeiter aus dem Versand, die ihr Vorgesetzter für drei Wochen freigibt. Das kostet keine Zuschläge. Schafft jeder 100 Plätze je Woche, ist der Rückstand nach drei Wochen aufgeholt.

Nach der ersten Woche ist der Rückstand auf 400 Plätze gesunken. Die Maßnahme wirkt.

Typische Prüfungsfragen

In den IHK-Prüfungen können beispielsweise folgende Anforderungen auftreten:

Erläutern Sie das Regelkreisprinzip der Projektsteuerung.
Beschreiben Sie vier Aufgaben der Projektsteuerung.
Nennen Sie fünf Ursachen für einen Terminverzug während der Umsetzung eines Projekts.
Beschreiben Sie drei Maßnahmen, mit denen ein Terminverzug aufgeholt werden kann, und geben Sie jeweils eine Nebenwirkung an.
Ordnen Sie Auftraggeber, Projektleitung und Teammitgliedern je zwei Aufgaben bei der Projektsteuerung zu.
Unterscheiden Sie die vier Bereiche der Projektsteuerung mit je einem Beispiel.
Nennen Sie fünf Inhalte eines Projektstatusberichts.

Fazit

Projektsteuerung ist ein Regelkreis: Daten sammeln, Verlauf überwachen, Soll und Ist vergleichen, Abweichungen analysieren, Änderungen veranlassen und die Umsetzung kontrollieren. Gesteuert wird personell, sachlich, zeitlich und finanziell, und jede Maßnahme hat Nebenwirkungen.

Für die Prüfung solltest du die sechs Aufgaben beschreiben, Ursachen für einen Terminverzug nennen und zu jeder Maßnahme eine Wirkung und eine Nebenwirkung angeben können.