Wie viele Auszubildende braucht dein Betrieb, in welchen Berufen und ab wann? Diese Frage beantwortet die Planung des Ausbildungsbedarfs. Sie ist Teil der Personalplanung und muss sich an Gesetze, Tarifverträge und betriebliche Regelungen halten. Das Thema gehört zum Handlungsfeld 1 „Ausbildungsvoraussetzungen prüfen und Ausbildung planen“ der Ausbildereignungsprüfung (AEVO) und steht im Rahmenplan unter der Nummer 1.2.
Auf dieser Seite gehe ich die drei Punkte dieses Kompetenzbereichs durch: den Ausbildungsbedarf erkennen, die Ausbildung als Teil der Personalentwicklung beurteilen und die Rechtsgrundlagen der Ausbildung berücksichtigen. Als Ausbilder entscheidest du das selten allein, aber du wirkst an der Planung mit und musst deine Vorschläge begründen können.
📘 Auf einen Blick
| Merkmal | Information |
|---|---|
| Prüfung | Ausbildereignungsprüfung nach AEVO |
| Handlungsfeld | 1 – Ausbildungsvoraussetzungen prüfen und Ausbildung planen (20 von 115 Unterrichtseinheiten im Rahmenplan) |
| Kompetenzbereich | 1.2 – Bei den Planungen und Entscheidungen hinsichtlich des betrieblichen Ausbildungsbedarfs auf der Grundlage der rechtlichen, tarifvertraglichen und betrieblichen Rahmenbedingungen mitwirken |
| Schriftliche Prüfung | Häufig: Rechtsfragen aus BBiG und Jugendarbeitsschutzgesetz, Rangfolge der Rechtsquellen, Berechnung des Personalbedarfs |
| Praktische Prüfung | Gering: Rechtsfragen können im Fachgespräch auftauchen, zum Beispiel zur Arbeitszeit Jugendlicher |
| Gilt für | Alle angehenden Ausbilder, unabhängig von Beruf und Branche |
Warum ist die Planung des Ausbildungsbedarfs wichtig?
Eine Ausbildung dauert zwei bis dreieinhalb Jahre. Wer heute feststellt, dass in einem halben Jahr Fachkräfte fehlen, kommt mit Ausbildung zu spät. Der Ausbildungsbedarf muss deshalb mehrere Jahre im Voraus geplant werden.
Gleichzeitig bewegst du dich in einem dichten Netz von Vorschriften. Viele Fehler in der Ausbildung sind Rechtsfehler: zu lange Arbeitszeiten bei Jugendlichen, zu wenig Urlaub, fehlende Freistellung für die Berufsschule. In der schriftlichen Prüfung kommen solche Fälle regelmäßig vor.
Was lernst du auf dieser Seite?
- wie du den Ausbildungsbedarf aus der Personalplanung ableitest
- welche Faktoren den Bedarf beeinflussen
- welche Alternativen es zur eigenen Ausbildung gibt
- welche Gesetze und Regelwerke für die Ausbildung gelten
- in welcher Rangfolge die Rechtsquellen stehen und was das Günstigkeitsprinzip bedeutet
1. Ausbildungsbedarf erkennen
Der Ausbildungsbedarf ergibt sich aus der Personalbedarfsplanung. Sie beantwortet vier Fragen:
| Frage | Art der Planung | Beispiel |
|---|---|---|
| Wie viele? | quantitativ | sechs zusätzliche Fahrer in drei Jahren |
| Mit welcher Qualifikation? | qualitativ | Berufskraftfahrer mit Erfahrung im Gefahrguttransport |
| Wann? | zeitlich | ab Sommer in drei Jahren |
| Wo? | örtlich | am Standort Münster |
Für die Menge hilft eine einfache Rechnung:
- Soll-Personalbestand zum Planungszeitpunkt (Bruttopersonalbedarf)
- minus aktueller Personalbestand
- plus voraussichtliche Abgänge (Rente, Kündigung, Versetzung, Elternzeit)
- minus feststehende Zugänge (bereits eingestellte Mitarbeiter, Rückkehrer, Auszubildende vor dem Abschluss)
- = Nettopersonalbedarf
Der Ausbildungsbedarf ist der Teil des Nettopersonalbedarfs, den der Betrieb durch eigene Ausbildung decken will. Plane dabei einen Zuschlag ein: Nicht jeder Auszubildende besteht die Probezeit, schließt die Ausbildung ab und bleibt danach im Betrieb.
Was den Ausbildungsbedarf beeinflusst
| Betriebliche Faktoren | Äußere Faktoren |
|---|---|
| Unternehmensziele, Wachstum oder Schrumpfung | Lage auf dem Arbeits- und Ausbildungsmarkt |
| Altersstruktur und Fluktuation | Zahl der Schulabgänger in der Region |
| neue Technik, neue Fahrzeuge, neue Dienstleistungen | Gesetzesänderungen und neue Ausbildungsordnungen |
| Ausbildungskapazität: Ausbilder, Arbeitsplätze, Budget | Tarifverträge, zum Beispiel Regelungen zur Übernahme |
Der Rahmenplan nennt ausdrücklich neue Qualifikationsbedarfe. Frag dich also nicht nur, wie viele Fachkräfte ihr braucht, sondern auch, was sie in einigen Jahren können müssen: digitale Auftragsabwicklung, alternative Antriebe, Assistenzsysteme, nachhaltiges Wirtschaften.
2. Ausbildung als Teil der Personalentwicklung
Ausbildung ist ein Weg, den Personalbedarf zu decken, aber nicht der einzige. In der Prüfung sollst du die Wege gegeneinander abwägen können:
| Weg | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Eigene Ausbildung | passgenau, bindet an den Betrieb, langfristig planbar | wirkt erst nach Jahren, bindet Ausbildungspersonal |
| Einstellung vom Arbeitsmarkt | schnell verfügbar, bringt Erfahrung von außen | Fachkräfte sind knapp, Suche und Einarbeitung kosten, höheres Risiko einer Fehlbesetzung |
| Weiterbildung oder Umschulung eigener Mitarbeiter | Mitarbeiter kennen den Betrieb, motivierend | die bisherige Stelle wird frei, nicht jeder ist geeignet |
| Leiharbeit | fängt Spitzen kurzfristig auf | teuer auf Dauer, geringe Bindung, kein Wissensaufbau |
Personalentwicklung endet nicht mit der Abschlussprüfung. Wer Auszubildenden früh zeigt, welche Wege im Betrieb offenstehen, etwa zum Ausbilder, Disponenten oder Meister, erhöht die Chance, dass sie bleiben.
3. Rechtsgrundlagen der Ausbildung
Für die Berufsausbildung gilt eine ganze Reihe von Regelwerken. Die wichtigsten solltest du mit ihrem Kerninhalt kennen:
| Regelwerk | Was es für die Ausbildung regelt |
|---|---|
| Berufsbildungsgesetz (BBiG) | Ausbildungsvertrag, Rechte und Pflichten, Probezeit, Vergütung, Kündigung, Eignung von Betrieb und Ausbilder, Prüfungen |
| Ausbildungsordnung | Inhalte, Dauer und Prüfungsanforderungen des einzelnen Berufs |
| Ausbilder-Eignungsverordnung (AEVO) | Nachweis der berufs- und arbeitspädagogischen Eignung |
| Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) | Schutz der unter 18-Jährigen: Arbeitszeit, Pausen, Nachtruhe, Urlaub, ärztliche Untersuchungen, gefährliche Arbeiten |
| Arbeitszeitgesetz (ArbZG) | Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten volljähriger Auszubildender |
| Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) | Mindesturlaub volljähriger Auszubildender |
| Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) | Schutz vor Benachteiligung, schon im Bewerbungsverfahren |
| Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) | Mitbestimmung des Betriebsrats, Jugend- und Auszubildendenvertretung; im öffentlichen Dienst das Personalvertretungsrecht |
| Tarifvertrag | Vergütung, Urlaub, Arbeitszeit, oft auch Übernahme |
| Betriebsvereinbarung und betriebliche Regelungen | zum Beispiel Arbeitszeitmodelle, Beurteilungsverfahren, Betriebsordnung |
Die wichtigsten Regeln für Jugendliche
Das Jugendarbeitsschutzgesetz gilt für Auszubildende unter 18 Jahren. Diese Eckwerte werden in der Prüfung gern abgefragt:
- Arbeitszeit: höchstens 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich, Fünf-Tage-Woche
- Pausen: 30 Minuten bei mehr als viereinhalb bis sechs Stunden Arbeitszeit, 60 Minuten bei mehr als sechs Stunden
- tägliche Freizeit: mindestens 12 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen
- Nachtruhe: grundsätzlich von 20 bis 6 Uhr, mit Ausnahmen für einzelne Branchen und für Schichtbetriebe
- Urlaub: mindestens 30 Werktage für Jugendliche, die zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 Jahre alt sind, 27 Werktage unter 17 Jahren und 25 Werktage unter 18 Jahren
- ärztliche Erstuntersuchung vor Beginn der Ausbildung, Nachuntersuchung nach einem Jahr
Für Volljährige gelten das Arbeitszeitgesetz (in der Regel acht Stunden werktäglich, unter Bedingungen bis zu zehn) und das Bundesurlaubsgesetz (mindestens 24 Werktage). Unabhängig vom Alter stellt der Betrieb Auszubildende für die Berufsschule und für Prüfungen frei (§ 15 BBiG).
Rangfolge der Rechtsquellen
Wenn zwei Regelungen dasselbe Thema betreffen, gilt zuerst das Rangprinzip: Die höhere Rechtsquelle geht vor.
- Grundgesetz und Recht der Europäischen Union
- Gesetze, zum Beispiel BBiG und JArbSchG
- Rechtsverordnungen, zum Beispiel Ausbildungsordnung und AEVO
- Satzungsrecht der zuständigen Stelle, zum Beispiel die Prüfungsordnung der Kammer
- Tarifverträge
- Betriebsvereinbarungen
- Ausbildungsvertrag
- Weisungen des Ausbildenden
Dazu kommt das Günstigkeitsprinzip: Eine rangniedrigere Regelung darf von der höheren abweichen, wenn sie für den Auszubildenden günstiger ist. Ein Ausbildungsvertrag darf also mehr Urlaub vorsehen als das Gesetz, aber nicht weniger. Vereinbarungen, die zuungunsten des Auszubildenden vom BBiG abweichen, sind nach § 25 BBiG nichtig.
Auf den Ausbildungsvertrag sind außerdem die Vorschriften und Grundsätze des Arbeitsrechts anzuwenden, soweit das BBiG nichts anderes bestimmt (§ 10 BBiG). Deshalb gelten zum Beispiel Entgeltfortzahlung und Mutterschutz auch für Auszubildende.
Praxisbeispiel aus dem Kraftverkehr
Eine Spedition beschäftigt 60 Fahrer. Wegen eines neuen Kunden sollen es in drei Jahren 66 sein. Bis dahin gehen neun Fahrer in Rente, und erfahrungsgemäß kündigen zwei pro Jahr. Drei neue Fahrer sind bereits eingestellt.
Die Rechnung: 66 Soll minus 60 Bestand plus 15 Abgänge minus 3 Zugänge ergibt einen Nettopersonalbedarf von 18 Fahrern. Der Fuhrparkleiter schlägt vor, jedes Jahr vier Berufskraftfahrer auszubilden und den Rest über den Arbeitsmarkt zu decken. Vier pro Jahr, weil er mit einem Abbruch je Jahrgang rechnet und weil ein Ausbilder und zwei erfahrene Fahrer als Ausbildungsbeauftragte nicht mehr betreuen können.
Bei der Einsatzplanung beachtet er die Rechtslage: Zwei der Bewerber sind 17 Jahre alt. Für sie gelten das Jugendarbeitsschutzgesetz und die Altersgrenzen des Fahrerlaubnisrechts. Lange Touren mit Übernachtung plant er für sie deshalb erst später ein.
🏭 So sieht das in der Fertigung aus
Ein Metallbetrieb mit 120 Beschäftigten führt neue CNC-Bearbeitungszentren ein. Der Meister stellt fest, dass in fünf Jahren acht Facharbeiter in Rente gehen und dass die neuen Anlagen Programmierkenntnisse verlangen, die im Betrieb kaum vorhanden sind. Der Bedarf ist also nicht nur eine Frage der Menge, sondern der Qualifikation. Der Betrieb bildet künftig Zerspanungsmechaniker aus und schult zwei erfahrene Mitarbeiter zusätzlich weiter.
Typische Prüfungsfragen mit Antworten
Wie ermittelst du den Ausbildungsbedarf?
Ausgangspunkt ist die Personalbedarfsplanung. Vom Soll-Personalbestand ziehst du den aktuellen Bestand ab, rechnest die erwarteten Abgänge dazu und ziehst die feststehenden Zugänge ab. Vom so ermittelten Nettopersonalbedarf legst du fest, welcher Teil durch Ausbildung gedeckt werden soll, und planst einen Zuschlag für Abbrüche ein.
Welche Faktoren beeinflussen den Ausbildungsbedarf?
Im Betrieb: Unternehmensziele, Altersstruktur, Fluktuation, neue Technik und die eigene Ausbildungskapazität. Von außen: Arbeitsmarkt, Zahl der Schulabgänger, Gesetzesänderungen, neue Ausbildungsordnungen und Tarifverträge.
Welche Alternativen gibt es zur eigenen Ausbildung?
Die Einstellung fertiger Fachkräfte vom Arbeitsmarkt, die Weiterbildung oder Umschulung eigener Mitarbeiter und der Einsatz von Leiharbeitnehmern. Jeder Weg hat Vor- und Nachteile. Ausbildung ist der langfristigste, aber auch der passgenaueste.
Welche Gesetze musst du bei der Ausbildung beachten?
Vor allem das Berufsbildungsgesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz, das Arbeitszeitgesetz, das Bundesurlaubsgesetz, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz und das Betriebsverfassungsgesetz. Dazu kommen die Ausbildungsordnung, die AEVO, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.
Was bedeutet das Günstigkeitsprinzip?
Von einer höherrangigen Regelung darf eine rangniedrigere abweichen, wenn sie für den Auszubildenden günstiger ist. Der Ausbildungsvertrag darf zum Beispiel mehr Urlaub gewähren als das Gesetz, aber nicht weniger.
Für wen gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz und was regelt es?
Es gilt für Beschäftigte unter 18 Jahren. Es begrenzt die Arbeitszeit auf acht Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich, schreibt Pausen, Freizeit, Nachtruhe und einen höheren Mindesturlaub vor, verbietet gefährliche Arbeiten und verlangt ärztliche Untersuchungen.
Übungsaufgabe
Ein Auszubildender zur Fachkraft für Lagerlogistik beginnt in deinem Betrieb. Zu Beginn des Kalenderjahres war er 16 Jahre alt. Im Entwurf des Ausbildungsvertrags stehen 25 Werktage Urlaub. Der Tarifvertrag, der für das Ausbildungsverhältnis gilt, sieht 30 Arbeitstage vor. Der Lagerleiter möchte den Auszubildenden in der Hochsaison täglich neun Stunden einsetzen. Prüfe beide Punkte.
Lösungsvorschlag
- Urlaub nach Gesetz: Wer zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 ist, hat nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz Anspruch auf mindestens 27 Werktage. 25 Werktage unterschreiten das Gesetz und sind unzulässig.
- Urlaub nach Tarifvertrag: Der Tarifvertrag gewährt mit 30 Arbeitstagen mehr als das Gesetz. Nach dem Günstigkeitsprinzip gilt die für den Auszubildenden bessere Regelung. Der Vertrag muss auf 30 Arbeitstage geändert werden.
- Arbeitszeit: Jugendliche dürfen höchstens acht Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich arbeiten. Neun Stunden sind nicht zulässig. Nur wenn an einzelnen Tagen der Woche kürzer gearbeitet wird, sind an den übrigen bis zu achteinhalb Stunden möglich.
- Folgerung: Der Lagerleiter muss die Einsatzplanung ändern. Du weist ihn darauf hin, dass Verstöße gegen das Jugendarbeitsschutzgesetz mit Bußgeld geahndet werden können.
Bedeutung für die praktische Prüfung
In der praktischen Prüfung spielt die Bedarfsplanung keine Rolle. Rechtsfragen können aber im Fachgespräch auftauchen, wenn sie zu deiner Ausbildungssituation passen: Wie lange darf dein 17-jähriger Auszubildender arbeiten? Darf er die gezeigte Tätigkeit überhaupt ausführen? Halte die Eckwerte des Jugendarbeitsschutzgesetzes bereit.
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➡️ Probezeit in der Ausbildung (3.2)
➡️ Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) im Wortlaut
Fazit
Den Ausbildungsbedarf leitest du aus der Personalplanung ab: Soll, Bestand, Abgänge, Zugänge. Entscheidend ist der lange Vorlauf. Bei allen Planungen gelten die Rechtsgrundlagen der Ausbildung, allen voran das Berufsbildungsgesetz und das Jugendarbeitsschutzgesetz. Wer Rangfolge und Günstigkeitsprinzip verstanden hat, löst die meisten Rechtsfälle der Prüfung.