Projektgrundlagen

Projektgrundlagen sind das Fundament des Themenbereichs Projektmanagement im Prüfungsbereich Methoden der Information, Kommunikation und Planung. Du klärst hier, was ein Projekt ist, wodurch es sich von der täglichen Arbeit in der Linie unterscheidet, in welchen Phasen es abläuft und welche Ziele dabei miteinander konkurrieren.

Als Industriemeister hast du mit beidem zu tun: mit der Routine des Tagesgeschäfts und mit Vorhaben, die es so im Betrieb noch nicht gab. Wer ein Projekt wie eine Routineaufgabe behandelt, plant zu wenig. Wer jede Kleinigkeit zum Projekt erklärt, erzeugt unnötigen Aufwand.

📘 Auf einen Blick

Merkmal	Information
Prüfungsteil	Fachrichtungsübergreifende Basisqualifikationen
Prüfungsbereich	Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP)
Themenbereich	Projektmanagement
Thema	Einsatzgebiete des Projektmanagements (Rahmenplan 3.5.1)
Prüfungsrelevanz	⭐⭐⭐⭐ Hoch
Datengrundlage	DIHK-Rahmenplan und Auswertung von 35 Originalprüfungen der IHK
Art der Prüfung	Merkmale und Phasen beschreiben, Teilziele nennen, Zielkonflikt erläutern
Lernziel laut Rahmenplan	Begriff, Merkmale und Einsatzgebiete von Projekten sowie die Aufgaben von Management und Projektmanagement einordnen
Empfohlene Lernpriorität	Hoch
Vertiefung	Lernmodul in der KVM-Akademie (nach Veröffentlichung verfügbar)

Warum sind Projektgrundlagen wichtig?

Fast jede Prüfungsaufgabe zum Projektmanagement baut auf den Projektgrundlagen auf. Sie beginnt mit einem Vorhaben im Betrieb, und du sollst es in Phasen gliedern, Aufgaben zuordnen oder einen Zielkonflikt erklären.

Auch im Betrieb zahlt sich das aus. Mit den Grundbegriffen kannst du

entscheiden, ob ein Vorhaben als Projekt geführt werden sollte,
gegenüber deinem Vorgesetzten begründen, warum es Zeit, Personal und Geld braucht,
erkennen, in welcher Phase ein Projekt steckt und was als Nächstes ansteht,
früh ansprechen, wenn Termin, Kosten und Ergebnis nicht zusammenpassen.

Einordnung innerhalb des Rahmenlehrplans

Basisqualifikation
└── Methoden der Information, Kommunikation und Planung
    └── 3.5 Projektmanagement
        └── 3.5.1 Einsatzgebiete des Projektmanagements
            ├── Begriff, Merkmale und Inhalte eines Projekts
            ├── Einsatzgebiete von Projekten
            ├── Begriff, Merkmale und Aufgaben des Managements
            └── Begriff, Merkmale und Aufgaben des Projektmanagements

Der Rahmenplan beginnt den Themenbereich mit den Einsatzgebieten des Projektmanagements. Verlangt ist die Stufe „einordnen“. Du sollst also nicht nur Begriffe aufsagen, sondern ein betriebliches Vorhaben richtig zuordnen können. Der Abschnitt verweist außerdem auf das agile Projektmanagement, das eine eigene Seite hat.

Prüfungsrelevanz

⭐⭐⭐⭐ Hohe Prüfungsrelevanz

Die Projektgrundlagen mit Merkmalen, Phasen und Rollen kamen in 4 der 13 Prüfungen seit 2020 vor, insgesamt in 10 von 35 ausgewerteten Prüfungen. Die Fragen bringen meist zwischen 6 und 20 Punkten und verlangen fast immer eine Beschreibung in ganzen Sätzen.

In den ausgewerteten Prüfungen wurde zum Beispiel verlangt,

die drei Ziele des magischen Dreiecks zu nennen und einen Zielkonflikt zu erläutern,
zu jeder Projektphase Aufgaben von Auftraggeber und Projektleitung zu beschreiben,
Aufgaben aus der ersten Phase eines Projekts zu beschreiben,
Aufgaben des Projektmanagements zu beschreiben, bei denen eine Software hilft.

Zur Prüfungsanalyse MIKP

Was lernst du auf dieser Seite?

Nach dem Lesen dieser Seite kannst du:

den Begriff Projekt erklären und seine Merkmale nennen,
ein Projekt von einer Linienaufgabe abgrenzen,
Einsatzgebiete nennen und interne von externen Projekten unterscheiden,
die Aufgaben des Managements und des Projektmanagements beschreiben,
die vier Phasen eines Projekts mit ihren Ergebnissen beschreiben,
das magische Dreieck erklären und einen Zielkonflikt erläutern.

Projektgrundlagen: Was ist ein Projekt?

Der Rahmenplan nennt als Quelle für den Begriff die Norm DIN 69901. Sinngemäß ist ein Projekt danach ein Vorhaben, bei dem die Bedingungen in ihrer Gesamtheit einmalig sind. Dazu gehören ein vorgegebenes Ziel, Grenzen bei Zeit, Geld und Personal sowie eine eigene Organisation für dieses Vorhaben.

Daraus ergeben sich die Merkmale, die du in der Prüfung nennen kannst:

Einmaligkeit: Das Vorhaben gibt es in dieser Form nur einmal. Es wiederholt sich nicht wie ein Fertigungsauftrag.
Klares Ziel: Am Ende steht ein festgelegtes Ergebnis, zum Beispiel eine laufende Anlage.
Zeitliche Begrenzung: Das Projekt hat einen Anfang und ein festes Ende.
Begrenzte Mittel: Geld, Personal und Betriebsmittel stehen nur in einem bestimmten Umfang bereit.
Eigene Organisation: Es gibt eine Projektleitung und ein Projektteam, die neben oder außerhalb der Linie arbeiten.
Komplexität: Mehrere Abteilungen oder Fachgebiete müssen zusammenarbeiten.
Neuartigkeit und Risiko: Weil Erfahrungswerte fehlen, ist der Ausgang unsicherer als bei Routineaufgaben.

Projekt oder Linienaufgabe?

Eine Linienaufgabe ist eine Daueraufgabe der normalen Aufbauorganisation, also der Linie. Sie wiederholt sich und läuft nach festen Regeln ab. Der Rahmenplan verlangt, Projekte von solchen betrieblichen Aufgaben abzugrenzen.

Merkmal	Projekt	Linienaufgabe
Häufigkeit	einmalig	wiederkehrend
Dauer	befristet, mit festem Ende	auf Dauer angelegt
Ziel	einmaliges Ergebnis	gleichbleibende Leistung
Ablauf	muss neu geplant werden	ist bekannt und geregelt
Organisation	Projektleitung und Projektteam auf Zeit	feste Stellen und Abteilungen
Risiko	höher, weil Erfahrung fehlt	gering, weil eingespielt
Beispiel	Einführung eines neuen Schichtmodells	wöchentliche Schichtplanung

Als Faustregel gilt: Die wöchentliche Wartung einer Anlage ist eine Linienaufgabe. Der Austausch der Anlage gegen ein neues Modell ist ein Projekt.

Einsatzgebiete von Projekten

Projekte werden dort eingesetzt, wo ein Vorhaben für die Linie zu groß, zu neu oder zu bereichsübergreifend ist. Der Rahmenplan nennt die ersten drei Gebiete als Beispiele. In der Praxis kommen weitere dazu:

Entwicklung von Produkten: ein neues Produkt oder eine neue Variante bis zur Serienreife bringen,
Umsetzung von Kundenaufträgen: eine Sondermaschine oder Anlage nach den Wünschen eines Kunden bauen,
Veränderungen in der Organisation: Gruppenarbeit, ein neues Schichtmodell oder ein Qualitätsmanagementsystem einführen,
Investitionen: eine Maschine beschaffen, eine Halle erweitern, ein Lager umbauen,
IT-Vorhaben: eine Software oder eine digitale Datenerfassung einführen.

Interne und externe Projekte

	Internes Projekt	Externes Projekt
Auftraggeber	eine Stelle im eigenen Unternehmen, meist die Geschäftsleitung	ein Kunde außerhalb des Unternehmens
Grundlage	interner Projektauftrag	Vertrag, oft mit Lastenheft und Pflichtenheft
Ziel	Verbesserung im eigenen Betrieb	Leistung für den Kunden, mit der das Unternehmen Geld verdient
Abnahme	durch den internen Auftraggeber	durch den Kunden
Beispiel	Umstellung der Fertigung auf ein neues Schichtmodell	Bau einer Sonderanlage für einen Kunden

Aufgaben des Managements

Management bezeichnet zum einen die Personen, die ein Unternehmen oder einen Bereich leiten, zum anderen die Tätigkeit des Leitens selbst. Für die Prüfung zählt die Tätigkeit. Sie lässt sich als Kreislauf beschreiben:

Analysieren: die Ausgangslage erfassen.
Ziele setzen: festlegen, was erreicht werden soll.
Planen: Wege, Mittel und Termine bestimmen.
Entscheiden: eine der möglichen Lösungen auswählen.
Umsetzen: Aufgaben verteilen und die Durchführung veranlassen.
Kontrollieren: Ergebnis und Plan vergleichen und daraus lernen.

Nach der Kontrolle beginnt der Kreislauf von vorn. Dieselben Schritte findest du in den Phasen eines Projekts wieder. Der Rahmenplan nennt hier auch das agile Management. Es durchläuft den Kreislauf in kurzen Abständen immer wieder neu.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement umfasst alle Führungsaufgaben, Organisationsformen, Techniken und Mittel, mit denen ein Projekt begonnen, geplant, gesteuert und abgeschlossen wird. Es wendet die Aufgaben des Managements auf ein einzelnes, befristetes Vorhaben an.

Der Rahmenplan gliedert das Projektmanagement in vier Schritte. In Prüfungsaufgaben heißen sie oft Definitionsphase, Planungsphase, Realisierungsphase und Abschlussphase.

Phase	Anderer Name	Was geschieht?	Ergebnis
Initiieren	Definitionsphase	Ausgangslage analysieren, Ziele festlegen, Projektantrag stellen, Projekt genehmigen	Projektauftrag
Planen	Planungsphase	Struktur, Ablauf, Termine, Ressourcen, Kosten und Risiken planen	freigegebener Projektplan
Steuern und Realisieren	Realisierungsphase, Durchführungsphase	Arbeitspakete ausführen, Soll und Ist vergleichen, bei Abweichungen eingreifen	fertiges Projektergebnis
Abschließen	Abschlussphase	Ergebnis abnehmen und übergeben, Abschlussbericht schreiben, Erfahrungen sichern, Team auflösen	abgenommenes und dokumentiertes Projekt

In Büchern findest du auch andere Einteilungen, zum Beispiel fünf Phasen. Für die Prüfung reicht die Viererteilung. Am Ende einer Phase steht in der Regel ein Meilenstein. Dort entscheidet der Auftraggeber, ob das Projekt in die nächste Phase geht.

Das magische Dreieck: konkurrierende Zielgrößen

Jedes Projekt hat drei Teilziele. Zusammen bilden sie das magische Dreieck des Projektmanagements:

Sachziel: Was soll in welchem Umfang und in welcher Qualität entstehen? Andere Namen sind Leistungsziel und Qualitätsziel.
Kostenziel: Wie viel darf das Projekt kosten?
Terminziel: Bis wann muss das Ergebnis vorliegen?

„Magisch“ heißt das Dreieck, weil die drei Ziele voneinander abhängen. Wer eine Ecke verschiebt, verschiebt mindestens eine weitere. Der Rahmenplan spricht deshalb von konkurrierenden Zielgrößen.

Wenn sich das ändert	geraten diese Ziele unter Druck
Der Termin wird vorgezogen.	Die Kosten steigen, weil mehr Personal oder Überstunden nötig sind, oder der Umfang muss sinken.
Der Umfang wird erweitert.	Das Projekt dauert länger, wird teurer oder beides.
Das Budget wird gekürzt.	Der Umfang muss sinken, oder das Projekt dauert länger.

Einen Zielkonflikt erläuterst du in der Prüfung am besten nach dem Muster „Wenn …, dann … oder …“. Nenne dabei alle drei Ziele: das Ziel, das sich ändert, und die beiden anderen, von denen eines nachgeben muss. Welches Ziel nachgibt, entscheidet der Auftraggeber, nicht die Projektleitung allein.

Typische Fehler

Ein Vorhaben wird Projekt genannt, obwohl es eine wiederkehrende Aufgabe der Linie ist.
Das Ziel ist nicht messbar, und am Ende streiten die Beteiligten darüber, ob es erreicht wurde.
Der Umfang wächst während der Umsetzung, ohne dass Termin und Budget angepasst werden.
Im magischen Dreieck wird nur ein Ziel betrachtet, zum Beispiel allein der Termin.
Das Projekt endet ohne Abnahme und ohne Auswertung der Erfahrungen.

Praxisbeispiel

In einem Betrieb für Blechbearbeitung soll die alte Kantenschleifmaschine durch eine automatische Entgratanlage ersetzt werden. Der Industriemeister der Fertigung prüft zuerst, ob das ein Projekt ist. Die Anlage wird nur einmal beschafft. Es gibt ein klares Ziel, einen festen Termin vor den Betriebsferien und ein Budget. Fertigung, Instandhaltung, Einkauf und Arbeitssicherheit müssen zusammenarbeiten. Es ist also ein internes Projekt.

In der ersten Phase beschreibt er mit den Beteiligten die Anforderungen. Die Geschäftsleitung genehmigt den Projektauftrag. In der Planung werden Arbeitspakete, Termine und Kosten festgelegt. Während der Umsetzung meldet der Lieferant drei Wochen Verzug.

Jetzt zeigt sich der Zielkonflikt. Soll der Termin halten, müsste die Montage am Wochenende laufen, und das kostet mehr. Bleibt das Budget fest, verschiebt sich die Inbetriebnahme. Der Industriemeister legt der Geschäftsleitung beide Wege mit ihren Folgen vor. Sie entscheidet sich für die Wochenendmontage und gibt dafür zusätzliches Geld frei.

Typische Prüfungsfragen

In den IHK-Prüfungen können beispielsweise folgende Anforderungen auftreten:

Nennen Sie fünf Merkmale eines Projekts.
Erläutern Sie den Unterschied zwischen einem Projekt und einer Linienaufgabe.
Beschreiben Sie drei Einsatzgebiete von Projekten in einem Industriebetrieb.
Unterscheiden Sie interne und externe Projekte anhand von zwei Merkmalen.
Beschreiben Sie die vier Phasen eines Projekts mit jeweils einem Ergebnis.
Nennen Sie die drei Zielgrößen des magischen Dreiecks.
Erläutern Sie an einem Beispiel, welche Folgen ein vorgezogener Endtermin für die übrigen Ziele eines Projekts hat.
Beschreiben Sie, was geklärt sein muss, bevor ein Projektauftrag erteilt wird.

Fazit

Ein Projekt ist ein einmaliges, befristetes Vorhaben mit klarem Ziel, begrenzten Mitteln und eigener Organisation. Es läuft in vier Phasen ab: Initiieren, Planen, Steuern und Realisieren, Abschließen. Sachziel, Kostenziel und Terminziel hängen dabei im magischen Dreieck voneinander ab.

Mit diesen Projektgrundlagen solltest du in der Prüfung fünf Merkmale eines Projekts nennen, es von einer Linienaufgabe abgrenzen, die vier Phasen mit ihren Ergebnissen beschreiben und einen Zielkonflikt in zwei Sätzen erläutern können.