Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist das jüngste Thema im Themenbereich Projektmanagement des Prüfungsbereichs Methoden der Information, Kommunikation und Planung. Agil heißt beweglich. Das Ergebnis entsteht in kurzen Abschnitten Stück für Stück, und nach jedem Abschnitt wird geprüft, ob die Richtung noch stimmt.

Als Industriemeister begegnet dir diese Arbeitsweise vor allem bei Software, bei der Digitalisierung von Abläufen und in der Produktentwicklung. Du musst kein Fachmann für Scrum sein. Du solltest aber die Begriffe verstehen, wenn du in einem solchen Projekt mitarbeitest.

📘 Auf einen Blick

Merkmal	Information
Prüfungsteil	Fachrichtungsübergreifende Basisqualifikationen
Prüfungsbereich	Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP)
Themenbereich	Projektmanagement
Thema	Agiles Projektmanagement (Rahmenplan 3.5.6)
Prüfungsrelevanz	⭐⭐⭐ Mittel
Datengrundlage	DIHK-Rahmenplan und Auswertung von 35 Originalprüfungen der IHK
Art der Prüfung	Merkmale und Vorteile beschreiben, Rollen und Aufgaben zuordnen
Lernziel laut Rahmenplan	Agilität als Merkmal einer Organisation und als Vorgehensmethode verstehen, Methoden und Rahmenbedingungen kennen, Rollen, Aufgaben und Verantwortung überblicken
Empfohlene Lernpriorität	Mittel
Vertiefung	Lernmodul in der KVM-Akademie (nach Veröffentlichung verfügbar)

Warum ist agiles Projektmanagement wichtig?

Die klassische Planung setzt voraus, dass das Ziel am Anfang genau bekannt ist. Bei einer neuen Halle stimmt das. Bei einer neuen Software für die Schichtübergabe stimmt es oft nicht: Die Anwender merken erst beim Ausprobieren, was sie wirklich brauchen.

Dafür ist das agile Vorgehen gedacht:

Anforderungen dürfen sich während des Projekts ändern.
Der Auftraggeber sieht früh nutzbare Teilergebnisse.
Fehlentwicklungen fallen nach Wochen auf und nicht erst am Ende.

Einordnung innerhalb des Rahmenlehrplans

Basisqualifikation
└── Methoden der Information, Kommunikation und Planung
    └── 3.5 Projektmanagement
        └── 3.5.6 Agiles Projektmanagement
            ├── Agilität als Merkmal einer Organisation und als Vorgehensmethode
            ├── Methoden und Rahmenbedingungen agilen Projektmanagements
            └── Rollen, Aufgaben und Verantwortung innerhalb des Frameworks

Der Rahmenplan verlangt hier Überblick und keine Tiefe: verstehen, kennen, überblicken.

Prüfungsrelevanz

⭐⭐⭐ Mittlere Prüfungsrelevanz

Agiles Projektmanagement kam in 2 der 13 Prüfungen seit 2020 vor. Insgesamt sind es damit 2 von 35 ausgewerteten Prüfungen. Die Fragen brachten 8 bis 10 Punkte.

Scrum im Detail wurde bisher kaum geprüft. Gefragt wurde nach Merkmalen, Vorteilen und Aufgaben.

In den ausgewerteten Prüfungen wurde zum Beispiel verlangt,

Vorteile eines agilen Projektteams zu beschreiben,
Merkmale des agilen Vorgehens zu nennen,
Aufgaben eines Projektverantwortlichen in einem agilen Projekt zu beschreiben,
Wege zu beschreiben, wie sich Konflikte in agilen Projekten vermeiden lassen.

Zur Prüfungsanalyse MIKP

Was lernst du auf dieser Seite?

Nach dem Lesen dieser Seite kannst du:

Agilität als Merkmal einer Organisation und als Vorgehensweise erklären,
die Grundprinzipien und das agile Manifest sinngemäß wiedergeben,
Rollen, Ereignisse und Artefakte von Scrum beschreiben,
Kanban und Scrumban in Grundzügen erklären,
klassisches und agiles Vorgehen vergleichen,
begründen, wann welcher Ansatz passt.

Was bedeutet Agilität?

Agilität als Merkmal einer Organisation

Eine agile Organisation kann schnell auf Veränderungen reagieren. Das ist vor allem eine Frage der Haltung, des „agilen Mindsets“:

Entscheidungen fallen dort, wo das Fachwissen sitzt.
Stand und Probleme sind für alle sichtbar.
Fehler sind ein Anlass zu lernen und kein Anlass zu strafen.
Führungskräfte geben Ziele vor und unterstützen, statt jeden Schritt anzuweisen.

Agilität als Vorgehensweise

Als Vorgehensweise heißt agil: Das Projekt läuft in kurzen, gleich langen Zyklen ab. Zwei Begriffe gehören dazu.

Iterativ heißt in wiederholten Durchläufen: planen, umsetzen, prüfen, anpassen.
Inkrementell heißt in Teilstücken: Jeder Zyklus liefert ein nutzbares Teilergebnis.

Haltung und Vorgehen gehören zusammen. Wer tägliche Kurzbesprechungen einführt, aber weiter jede Entscheidung vom Abteilungsleiter freigeben lässt, arbeitet nicht agil. Im eigenen Projektumfeld heißt das: klein anfangen, mit einem Team und dem Rückhalt der Vorgesetzten.

Grundprinzipien und agiles Manifest

Das agile Manifest wurde 2001 von Softwareentwicklern verfasst. Seine vier Leitsätze wägen jeweils zwei Dinge gegeneinander ab. Sinngemäß lauten sie:

Wichtiger ist	als	Im Betrieb heißt das
die Menschen und ihr Austausch	festgelegte Abläufe und Hilfsmittel	Ein Gespräch an der Anlage klärt mehr als ein Formular.
ein Ergebnis, das funktioniert	lückenlose Unterlagen	Ein Prototyp sagt mehr als eine lange Beschreibung.
die laufende Abstimmung mit dem Kunden	das Aushandeln von Verträgen	Die Anwender sehen jeden Zwischenstand.
die Anpassung an neue Erkenntnisse	das Festhalten am ursprünglichen Plan	Zeigt sich ein besserer Weg, wird der Plan geändert.

Auch die zweite Spalte bleibt wichtig. Im Zweifel hat aber die erste Vorrang. Aus den Leitsätzen folgen die Grundprinzipien:

Brauchbare Teilergebnisse werden früh und regelmäßig geliefert.
Änderungen sind auch spät im Projekt willkommen.
Fachabteilung und Entwickler arbeiten eng zusammen.
Das Team organisiert sich selbst und erhält dafür Vertrauen.
Das Team prüft regelmäßig seine Arbeitsweise und verbessert sie.

Scrum: Rollen, Ereignisse und Artefakte

Scrum ist das bekannteste agile Rahmenwerk, englisch Framework. Es gibt drei Rollen, fünf Ereignisse und drei Artefakte vor. Den Rest gestaltet das Team.

Die drei Rollen

Rolle	Aufgaben	Verantwortung
Product Owner	sammelt die Anforderungen von Auftraggeber und Anwendern, ordnet sie nach Wichtigkeit, prüft die Teilergebnisse	Nutzen des Ergebnisses
Scrum Master	sorgt dafür, dass Scrum verstanden und eingehalten wird, moderiert, räumt Hindernisse aus	wirksame Arbeitsweise des Teams
Entwicklungsteam	plant die Arbeit im Sprint selbst, erstellt das Teilergebnis, sichert die Qualität	fertiges Teilergebnis in jedem Sprint

Eine Projektleitung im klassischen Sinn gibt es nicht. Ihre Aufgaben sind auf die drei Rollen verteilt. Der Scrum Master ist kein Vorgesetzter. In neueren Fassungen der Regeln heißt das Entwicklungsteam „Developers“.

Die fünf Ereignisse

Ereignis	Zweck	Dauer
Sprint	fester Zeitraum, in dem ein Teilergebnis entsteht	höchstens ein Monat, oft zwei Wochen
Sprint Planning	Das Team wählt Einträge aus dem Product Backlog aus und plant die Arbeit.	zu Beginn des Sprints
Daily Scrum	tägliche Abstimmung: Stand, Plan für den Tag, Hindernisse	15 Minuten
Sprint Review	Das Team zeigt das Ergebnis, Auftraggeber und Anwender geben Rückmeldung.	am Ende des Sprints
Sprint Retrospective	Das Team blickt auf die Zusammenarbeit zurück und vereinbart Verbesserungen.	nach dem Review

Die drei Artefakte

Artefakte machen den Stand der Arbeit für alle sichtbar.

Product Backlog: die geordnete Liste aller Anforderungen an das Ergebnis. Sie wird laufend ergänzt. Der Product Owner verantwortet sie.
Sprint Backlog: die Auswahl für den laufenden Sprint mit dem Plan des Teams.
Increment: das fertige, nutzbare Teilergebnis am Ende des Sprints. Was „fertig“ bedeutet, legt das Team vorher gemeinsam fest.

Beispiel für ein Product Backlog

Ein Team entwickelt ein digitales Schichtbuch für die Fertigung. Der Product Owner hat die Anforderungen geordnet.

Rang	Eintrag	Geplant für
1	Störung mit Anlage, Uhrzeit und Text erfassen	Sprint 1
2	Offene Punkte an die Folgeschicht übergeben	Sprint 1
3	Störungen je Anlage auswerten	Sprint 2
4	Meldung an die Instandhaltung auslösen	später

Kanban und Scrumban

Kanban

Kanban kennst du aus der Materialsteuerung: Eine Karte meldet Bedarf, erst dann wird nachgeliefert. Das Prinzip lässt sich auf Aufgaben übertragen. Auf einem Kanban-Board steht jede Aufgabe auf einer Karte, die durch Spalten wie „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Fertig“ wandert.

Arbeit sichtbar machen: Jeder sieht, was ansteht und wo es hängt.
Begonnene Arbeit begrenzen: In der Spalte „In Arbeit“ dürfen zum Beispiel höchstens drei Karten liegen.
Ziehen statt schieben: Eine neue Aufgabe wird erst geholt, wenn ein Platz frei ist.
Fluss verbessern: Wo sich Karten stauen, liegt ein Engpass.

Kanban schreibt weder Rollen noch Sprints vor. Es passt zu laufender Arbeit mit wechselnden Prioritäten, zum Beispiel zu Instandhaltungsaufträgen.

Scrumban

Scrumban verbindet beides. Von Scrum stammen die regelmäßigen Besprechungen und der Rückblick, von Kanban das Board und die Begrenzung der begonnenen Arbeit. Das passt zu Teams, die neben einem Projekt auch ungeplante Aufgaben erledigen.

Klassisches und agiles Vorgehen im Vergleich

Merkmal	Klassisch	Agil
Anforderungen	zu Beginn vollständig festgelegt	grob bekannt, werden laufend verfeinert
Planung	Gesamtplan zu Beginn, Phasen nacheinander	grober Rahmen, Feinplanung je Zyklus
Fest und beweglich	Der Umfang steht fest, Zeit und Kosten folgen daraus.	Zeit und Team stehen fest, der Umfang ist beweglich.
Änderungen	Ausnahme mit Änderungsantrag	erwünscht, über das Product Backlog
Ergebnis	am Ende als Ganzes	nach jedem Zyklus ein nutzbares Teilergebnis
Führung	Die Projektleitung plant, verteilt und kontrolliert.	Das Team organisiert sich selbst.
Kontrolle	Soll-Ist-Vergleich, Statusbericht, Meilensteine	tägliche Abstimmung, Review nach jedem Zyklus

Vorteile und Grenzen

Vorteile des agilen Vorgehens:

schnelle Reaktion auf geänderte Anforderungen,
früher Nutzen durch Teilergebnisse,
Fehler werden früh sichtbar,
hohe Motivation durch Eigenverantwortung,
Offenheit über den Stand beugt Konflikten vor.

Grenzen:

Endtermin und Gesamtkosten für den vollen Umfang lassen sich schwer zusagen.
Das Team muss selbstständig arbeiten können und wollen.
Auftraggeber und Anwender müssen laufend Zeit haben.
Manche Ergebnisse lassen sich nicht in nutzbare Teile zerlegen.

Wann passt welcher Ansatz?

Ansatz	Passt, wenn	Beispiele
Klassisch	Ziel und Anforderungen klar und stabil sind, das Ergebnis nicht teilbar ist, Verträge feste Zusagen verlangen	Hallenbau, Beschaffung einer Maschine
Agil	das Ziel nur grob bekannt ist, Anforderungen sich ändern, Teilergebnisse früh nutzbar sind	Software, Auswertungen, Produktentwicklung
Gemischt	ein fester Rahmen nötig ist, Teile aber offen sind	neue Fertigungslinie: Bau und Beschaffung klassisch, Bediensoftware agil

Typische Fehler

Agil wird mit planlos verwechselt.
Das Daily Scrum wird zur Berichtsrunde für den Vorgesetzten.
Der Product Owner hat keine Zeit oder darf nicht entscheiden.
Die Begriffe sind neu, Hierarchie und Kontrolle bleiben wie vorher.

Praxisbeispiel

Ein Betrieb entwickelt das digitale Schichtbuch aus dem Beispiel oben. Ein Industriemeister der Fertigung ist Product Owner, weil er Abläufe und Anwender kennt. Eine Kollegin aus der IT ist Scrum Master. Das Entwicklungsteam besteht aus zwei Programmierern und einem Schichtführer. Ein Sprint dauert zwei Wochen.

Im ersten Sprint entsteht die Erfassung von Störungen mit Übergabe an die Folgeschicht. Im Sprint Review probieren drei Schichtführer das Teilergebnis aus. Ihre Rückmeldung: Ohne Foto ist manche Störung schwer zu beschreiben. Der Industriemeister nimmt „Foto zur Störung hinzufügen“ in das Product Backlog auf und setzt es vor die Auswertung.

In der Retrospective stellt das Team fest, dass zu spät an der Linie getestet wurde. Im zweiten Sprint steht deshalb ein Testgerät an der Anlage. Nach drei Sprints arbeitet die erste Schicht mit dem Schichtbuch.

Typische Prüfungsfragen

In den IHK-Prüfungen können beispielsweise folgende Anforderungen auftreten:

Nennen Sie fünf Merkmale des agilen Projektmanagements.
Beschreiben Sie vier Vorteile, die ein agiles Projektteam bietet.
Erläutern Sie anhand von drei Merkmalen den Unterschied zwischen klassischem und agilem Vorgehen.
Beschreiben Sie die Aufgaben von Product Owner und Scrum Master.
Nennen Sie die drei Artefakte von Scrum und erläutern Sie eines davon.
Erläutern Sie das Prinzip eines Kanban-Boards.
Begründen Sie, für welche Art von Projekten sich ein agiles Vorgehen eignet.

Fazit

Agiles Projektmanagement entwickelt ein Ergebnis in kurzen Zyklen und passt den Weg nach jeder Rückmeldung an. Scrum gibt dafür drei Rollen, fünf Ereignisse und drei Artefakte vor. Kanban macht die Arbeit auf einem Board sichtbar und begrenzt die begonnenen Aufgaben.

Für die Prüfung solltest du Merkmale und Vorteile des agilen Vorgehens nennen, die Aufgaben von Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam beschreiben und begründen können, wann ein klassisches und wann ein agiles Vorgehen passt.