Informations- und Kommunikationsmittel

Informations- und Kommunikationsmittel sind die Werkzeuge, mit denen Informationen im Betrieb weitergegeben werden: vom persönlichen Gespräch über den Aushang und die E-Mail bis zur Videokonferenz und zur Lernplattform. Das Thema gehört zum Themenbereich Information und Kommunikation im Prüfungsbereich Methoden der Information, Kommunikation und Planung.

Als Industriemeister entscheidest du jeden Tag, auf welchem Weg eine Nachricht dein Team erreicht. Eine Änderung im Schichtplan braucht ein anderes Mittel als eine Sicherheitsregel oder ein Lob.

📘 Auf einen Blick

Merkmal	Information
Prüfungsteil	Fachrichtungsübergreifende Basisqualifikationen
Prüfungsbereich	Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP)
Themenbereich	Information und Kommunikation
Thema	Kommunikation und Information: Auswahl von Kommunikationstechniken (Rahmenplan 3.6.1)
Prüfungsrelevanz	⭐⭐⭐⭐ Hoch
Datengrundlage	DIHK-Rahmenplan und Auswertung von 35 Originalprüfungen der IHK
Art der Prüfung	Mittel nennen, Einsatz an Beispielen erläutern, Vor- und Nachteile beschreiben, Maßnahmen erläutern
Lernziel laut Rahmenplan	Die Auswahl von Kommunikationstechniken und Kommunikationsmitteln kennen, zum Beispiel Lernplattformen und Videokonferenzsysteme
Empfohlene Lernpriorität	Hoch
Vertiefung	Lernmodul in der KVM-Akademie (nach Veröffentlichung verfügbar)

Warum sind Informations- und Kommunikationsmittel wichtig?

Im Betrieb arbeiten Menschen an verschiedenen Orten und zu verschiedenen Zeiten. Die Frühschicht sieht die Nachtschicht nur kurz, die Instandhaltung ist in der Halle unterwegs, das Büro sitzt in einem anderen Gebäude. Trotzdem müssen alle wissen, was für ihre Arbeit gilt.

Die Wahl des Mittels entscheidet darüber,

wie schnell eine Information ankommt,
wie viele Mitarbeiter sie erreicht,
ob Rückfragen möglich sind,
ob sich später nachweisen lässt, wer informiert wurde,
ob vertrauliche Inhalte geschützt bleiben.

Einordnung innerhalb des Rahmenlehrplans

Basisqualifikation
└── Methoden der Information, Kommunikation und Planung
    └── 3.6 Information und Kommunikation
        └── 3.6.1 Kommunikation und Information
            ├── Grundlagen von Formen
            ├── Auswahl von Kommunikationstechniken
            └── Grundlagen von Techniken

Der Rahmenplan nennt bei der Auswahl von Kommunikationstechniken die Kommunikationsmittel und als Beispiele Lernplattformen und Videokonferenzsysteme. Diese Seite behandelt die Mittel im Betriebsalltag. Die Medienwahl für eine Präsentation steht im Themenbereich Präsentationstechniken auf der Seite Präsentation planen und vorbereiten. Besprechungen und Moderation findest du auf der Seite Mündliche Kommunikation.

Prüfungsrelevanz

⭐⭐⭐⭐ Hohe Prüfungsrelevanz

Das Thema gehört in der Prüfungsanalyse zur Gruppe „Informationsfluss, Kommunikationsmittel, Unterweisung“. Diese Gruppe kam in 6 der 13 Prüfungen seit 2020 vor, insgesamt in 16 von 35 ausgewerteten Prüfungen. Die Fragen bringen meist zwischen 6 und 15 Punkten.

In den ausgewerteten Prüfungen wurde zum Beispiel verlangt,

organisatorische Maßnahmen zu erläutern, mit denen der Informationsfluss im Unternehmen gestaltet wird,
IT-Lösungen zu nennen, mit denen Informationen intern weitergegeben werden,
an Beispielen zu erläutern, wie verschiedene Mittel helfen, die Inhalte einer Unterweisung zu festigen,
Kommunikationsmittel zu nennen, die bei einer Schulung oder bei ihrer Vorbereitung eingesetzt werden.

Zur Prüfungsanalyse MIKP

Was lernst du auf dieser Seite?

Nach dem Lesen dieser Seite kannst du:

die Richtungen und Wege des Informationsflusses beschreiben,
Maßnahmen nennen, mit denen der Informationsfluss organisiert wird,
synchrone und asynchrone Kommunikation unterscheiden,
wichtige Kommunikationsmittel mit Vor- und Nachteilen vergleichen,
Kriterien für die Auswahl nennen und anwenden,
Regeln für E-Mail und Videokonferenz beschreiben.

Informationsfluss im Betrieb

Der Informationsfluss ist der Weg, den eine Information von ihrer Quelle bis zum Empfänger nimmt. Er ist gut organisiert, wenn die richtige Information zur richtigen Zeit bei der richtigen Person ankommt, und zwar im passenden Umfang und in verständlicher Form.

Richtungen

Richtung	Von wem zu wem?	Beispiele
Abwärts	von Vorgesetzten zu Mitarbeitern	Ziele, Arbeitsanweisungen, Entscheidungen, Unterweisungen
Aufwärts	von Mitarbeitern zu Vorgesetzten	Störungsmeldungen, Berichte, Kennzahlen, Verbesserungsvorschläge
Horizontal	zwischen Stellen auf gleicher Ebene	Schichtübergabe, Abstimmung zwischen Fertigung und Instandhaltung
Diagonal	über Abteilungen und Ebenen hinweg	Projektarbeit, Rückfrage eines Mitarbeiters bei der Qualitätssicherung

Wege

Formelle Wege sind festgelegt: der Dienstweg, feste Besprechungen, Berichte, Verteiler. Sie sind nachvollziehbar und verbindlich.

Informelle Wege entstehen von selbst: das Gespräch in der Pause oder auf dem Flur. Sie sind schnell, aber ungenau. Gerüchte entstehen vor allem dann, wenn die formelle Information zu spät kommt.

Den Informationsfluss organisieren

Mit diesen organisatorischen Maßnahmen sorgst du in deinem Bereich für Ordnung:

Bedarf klären: Welche Stelle braucht welche Information für ihre Aufgabe?
Zuständigkeiten festlegen: Wer informiert wen, und wer übernimmt das bei Abwesenheit?
Feste Termine einrichten: Schichtübergabe, kurze Teamrunde am Wochenbeginn, Regelbesprechung.
Mittel vorgeben: Welche Art von Information läuft über welches Mittel?
Rückwege öffnen: Mitarbeiter müssen Fragen stellen, Störungen melden und Vorschläge machen können.
Kenntnisnahme sichern: Unterschrift auf der Teilnehmerliste, Lesebestätigung, Eintrag im Schichtbuch.
Regeln festhalten: Organigramm, Arbeitsanweisungen und Verteilerlisten zeigen, wie der Informationsfluss laufen soll.

Für Projekte wird das in einem Kommunikationsplan festgehalten: Wer erhält welche Information, wann, von wem und auf welchem Weg? Mehr dazu steht auf der Seite Projektplanung.

Synchron und asynchron

Kommunikationsmittel lassen sich danach einteilen, ob sich die Beteiligten zur selben Zeit austauschen.

	Synchron	Asynchron
Bedeutung	Sender und Empfänger tauschen sich zur selben Zeit aus.	Der Empfänger nimmt die Nachricht später auf.
Beispiele	Gespräch, Telefonat, Besprechung, Videokonferenz	Aushang, E-Mail, Intranet, Lernplattform
Stärke	Rückfragen sind sofort möglich, Missverständnisse fallen schnell auf.	Jeder liest, wenn es passt. Die Information bleibt nachlesbar.
Schwäche	Alle müssen zur selben Zeit verfügbar sein.	Rückfragen dauern. Niemand weiß sicher, wann gelesen wird.

Der Messenger steht dazwischen. Er arbeitet zeitversetzt, wird aber oft wie ein Gespräch genutzt.

Kommunikationsmittel im Vergleich

Mittel	Vorteile	Nachteile	Geeignet für
Persönliches Gespräch	direkte Rückfrage, Stimme und Körpersprache wirken mit, vertraulich	zeitaufwendig, erreicht nur wenige, ohne Notiz kein Nachweis	Lob, Kritik, heikle und erklärungsbedürftige Themen
Besprechung	alle hören dasselbe, Austausch und gemeinsame Entscheidung	bindet viele Personen, braucht Vorbereitung und Leitung	Abstimmung, Schichtübergabe, Problemlösung
Telefonat	schnell, direkte Rückfrage, ortsunabhängig	keine Körpersprache, unterbricht die Arbeit, kein Nachweis	dringende Klärung
Aushang, Infotafel	erreicht auch Mitarbeiter ohne Bildschirmarbeitsplatz, günstig, dauerhaft sichtbar	keine Kontrolle, wer gelesen hat, keine Rückfrage, veraltet schnell	Schichtpläne, Kennzahlen, allgemeine Hinweise
E-Mail	schnell, schriftlicher Nachweis, Anhänge, viele Empfänger	Nachrichtenflut, Tonfall fehlt, nicht jeder hat ein Postfach	sachliche Information, Terminabstimmung, Bestätigung
Intranet	zentrale und aktuelle Quelle, jederzeit abrufbar	muss aktiv aufgerufen werden, Pflegeaufwand, Zugang nötig	Richtlinien, Formulare, Neuigkeiten aus dem Unternehmen
Messenger	sehr schnell, Gruppen, Fotos von der Anlage	ständige Unterbrechung, Wichtiges geht unter, Datenschutz bei privaten Diensten	kurze Abstimmung, schnelle Rückfrage
Videokonferenz	spart Wege und Reisezeit, Bild und Ton, Bildschirm teilen	abhängig von Technik und Netz, Körpersprache eingeschränkt, ermüdend	Abstimmung zwischen Standorten, Schulung, Gespräch mit Lieferanten
Lernplattform	Lernen unabhängig von Ort und Zeit, eigenes Tempo, Tests und Nachweis	verlangt Selbstdisziplin und ein Endgerät, keine direkte Rückfrage, Aufwand für die Erstellung	Schulung, Wiederholung von Unterweisungen, Nachschlagen

Weitere Mittel sind zum Beispiel Bildschirme in der Halle mit aktuellen Kennzahlen, kurze Videoanleitungen, Listen mit häufigen Fragen und Antworten, die Mitarbeiterzeitung oder ein betriebliches soziales Netzwerk.

Auswahlkriterien

Vor der Wahl stellst du dir diese Fragen:

Ziel: Soll informiert, abgestimmt, überzeugt oder geschult werden?
Empfänger: Wie viele sind es, und wie sind sie erreichbar? In Fertigung und Lager hat nicht jeder einen Bildschirmarbeitsplatz.
Dringlichkeit: Muss die Information sofort ankommen?
Erklärungsbedarf: Sind Rückfragen zu erwarten?
Vertraulichkeit: Geht es um personenbezogene oder geheime Inhalte?
Nachweis: Muss sich später belegen lassen, wer informiert wurde?
Aufwand: Stehen Zeit, Kosten und Technik im Verhältnis zum Nutzen?

Als Faustregel gilt: Je dringender, erklärungsbedürftiger oder heikler ein Thema ist, desto eher gehört es in ein persönliches Gespräch. Je mehr Empfänger es gibt und je wichtiger der Nachweis ist, desto eher brauchst du ein schriftliches Mittel. Oft ist die Verbindung richtig: erst mündlich erklären, dann schriftlich sichern.

Regeln für E-Mails

Der Betreff nennt Thema und Anliegen.
Jede E-Mail behandelt nur ein Thema.
Das Wichtigste steht am Anfang, der Text bleibt kurz.
Am Ende steht klar, wer was bis wann tun soll.
„An“ erhält, wer handeln soll. „Cc“ erhält, wer nur Kenntnis braucht.
Vertrauliche Daten und Kritik an einer Person gehören nicht in eine E-Mail.

Regeln für die Videokonferenz

Technik, Kamera und Ton vor dem Termin prüfen.
Tagesordnung und Unterlagen vorab verschicken.
Kamera einschalten und das Mikrofon stummschalten, solange andere sprechen.
Eine Person leitet die Videokonferenz und erteilt das Wort.
Beim Teilen des Bildschirms nur das benötigte Fenster zeigen.
Aufzeichnungen nur mit Zustimmung der Beteiligten anfertigen.
Ergebnisse festhalten und an alle verteilen.

Lernplattformen

Eine Lernplattform stellt Texte, Videos, Aufgaben und Tests im Netz bereit und hält fest, wer welchen Baustein bearbeitet hat. Sie ergänzt die persönliche Unterweisung, ersetzt sie aber nicht. Fragen und praktisches Üben am Arbeitsplatz brauchen weiterhin das Gespräch. Wie du eine Unterweisung oder Schulung aufbaust, steht auf der Seite Informationen zielgruppengerecht aufbereiten.

Typische Fehler

Eine dringende Änderung wird nur per E-Mail verschickt, obwohl die Mitarbeiter in der Halle kein Postfach haben.
Der Aushang wird nie abgenommen und hängt zwischen veralteten Blättern.
Kritik an einem Mitarbeiter wird per Messenger oder E-Mail geäußert.
Private Messenger-Gruppen werden für betriebliche Daten genutzt.
Niemand prüft, ob die Information angekommen ist.

Praxisbeispiel

In einem Versandlager gelten ab dem nächsten Monat neue Fahrwege für Stapler und getrennte Wege für Fußgänger. Alle drei Schichten sollen die Regel kennen und einhalten. Der Industriemeister verbindet mehrere Mittel:

Teamrunde je Schicht: Er erklärt den Grund und zeigt die Wege am Hallenplan. Fragen werden sofort geklärt. Die Teilnahme wird mit Unterschrift bestätigt.
Aushang: Der Hallenplan mit den neuen Wegen hängt an den Toren und im Pausenraum.
Intranet: Die geänderte Betriebsanweisung steht dort zum Nachlesen.
Lernplattform: Ein kurzes Video mit fünf Testfragen wird nach vier Wochen von allen bearbeitet.
Persönliches Gespräch: Wer die Wege nicht einhält, wird direkt und unter vier Augen angesprochen.
E-Mail: Einkauf und Fremdfirmen erfahren schriftlich, was für ihre Fahrer gilt.

Synchrone Mittel sorgen hier für das Verstehen, asynchrone Mittel für das Erinnern und den Nachweis.

Typische Prüfungsfragen

In den IHK-Prüfungen können beispielsweise folgende Anforderungen auftreten:

Nennen Sie fünf Kommunikationsmittel für die Weitergabe von Informationen im Betrieb.
Erläutern Sie drei Maßnahmen, mit denen Sie sicherstellen, dass eine Information alle Schichten erreicht.
Erläutern Sie den Unterschied zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation und nennen Sie je zwei Beispiele.
Beschreiben Sie je zwei Vorteile und zwei Nachteile der E-Mail gegenüber dem persönlichen Gespräch.
Begründen Sie, welches Mittel Sie für eine kurzfristige Änderung des Schichtplans wählen.
Beschreiben Sie fünf Regeln für die Teilnahme an einer Videokonferenz.
Nennen Sie vier Kriterien für die Auswahl eines Kommunikationsmittels.

Fazit

Das richtige Mittel richtet sich nach Ziel, Empfängern, Dringlichkeit, Erklärungsbedarf, Vertraulichkeit und Nachweis. Synchrone Mittel wie Gespräch und Videokonferenz erlauben Rückfragen. Asynchrone Mittel wie Aushang, E-Mail und Lernplattform halten die Information verfügbar.

Für die Prüfung solltest du fünf Mittel mit je einem Vorteil, einem Nachteil und einem passenden Einsatz beschreiben und Maßnahmen für einen geordneten Informationsfluss erläutern können.