Projektbeteiligte und Rollen

Projektbeteiligte und Rollen sind das zweite Thema im Themenbereich Projektmanagement des Prüfungsbereichs Methoden der Information, Kommunikation und Planung. Es geht um die Frage, wer in einem Projekt was zu tun und zu entscheiden hat: Auftraggeber, Projektleitung, Projektteam und alle weiteren Stakeholder.

Als Industriemeister kennst du mehrere dieser Rollen. Mal leitest du ein Projekt, mal arbeitest du als Fachmann im Team mit, mal bist du mit deinem Bereich nur betroffen. In jeder Rolle hast du andere Aufgaben und Befugnisse. Sind sie nicht geklärt, entstehen Doppelarbeit, Lücken und Konflikte.

📘 Auf einen Blick

Merkmal	Information
Prüfungsteil	Fachrichtungsübergreifende Basisqualifikationen
Prüfungsbereich	Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP)
Themenbereich	Projektmanagement
Thema	Beteiligte und ihre Rollen in einem Projekt (Rahmenplan 3.5.2)
Prüfungsrelevanz	⭐⭐⭐⭐ Hoch
Datengrundlage	DIHK-Rahmenplan und Auswertung von 35 Originalprüfungen der IHK
Art der Prüfung	Aufgaben und Anforderungen beschreiben, Auswahl und Zusammensetzung begründen
Lernziel laut Rahmenplan	Stakeholder einordnen, Funktion und Rolle von Auftraggeber und Projektleitung kennen, Aufgaben und Rollen im Projektteam verstehen
Empfohlene Lernpriorität	Hoch
Vertiefung	Lernmodul in der KVM-Akademie (nach Veröffentlichung verfügbar)

Warum sind Projektbeteiligte und Rollen wichtig?

Ein Projekt wird von Menschen gemacht, die sonst in verschiedenen Abteilungen arbeiten und verschiedene Vorgesetzte haben. Wer die Beteiligten und ihre Rollen kennt, kann

Aufgaben und Entscheidungen der richtigen Stelle zuordnen,
früh erkennen, wer das Projekt unterstützt und wer es bremsen könnte,
ein Team zusammenstellen, das fachlich und menschlich passt,
Konflikten vorbeugen, die aus unklaren Zuständigkeiten entstehen.

Einordnung innerhalb des Rahmenlehrplans

Basisqualifikation
└── Methoden der Information, Kommunikation und Planung
    └── 3.5 Projektmanagement
        └── 3.5.2 Beteiligte und ihre Rollen in einem Projekt
            ├── Stakeholder
            ├── Funktion und Rolle des Auftraggebers
            ├── Funktion und Rolle der Projektleitung
            ├── Aufgaben und Rollen der Mitglieder des Projektteams
            └── Organisationsformen von Projekten

Diese Seite behandelt die ersten vier Punkte. Die Organisationsformen von Projekten haben eine eigene Seite zur Projektorganisation. Der Rahmenplan verweist außerdem auf das agile Projektmanagement, in dem die Rollen anders verteilt sind.

Prüfungsrelevanz

⭐⭐⭐⭐ Hohe Prüfungsrelevanz

Das Thema gehört in der Prüfungsanalyse zur Gruppe „Projektteam, Projektleitung, Konflikte“. Diese Gruppe kam in 4 der 13 Prüfungen seit 2020 vor, insgesamt in 5 von 35 ausgewerteten Prüfungen. Die Fragen bringen 8 bis 20 Punkte und verlangen Beschreibungen und Begründungen.

In den ausgewerteten Prüfungen wurde zum Beispiel verlangt,

die Besetzung eines Projektteams mit Vertretern mehrerer Abteilungen zu begründen,
Gesichtspunkte für die Auswahl der Teammitglieder zu beschreiben,
Kompetenzen der Projektleitung an Beispielen zu begründen,
Vorteile und Risiken selbstständig arbeitender Teams samt Gegenmaßnahmen zu beschreiben,
Aufgaben von Auftraggeber und Projektleitung in den Projektphasen zu beschreiben,
Ursachen von Konflikten im Projekt und Wege zu ihrer Vermeidung zu beschreiben.

Zur Prüfungsanalyse MIKP

Was lernst du auf dieser Seite?

Nach dem Lesen dieser Seite kannst du:

aktive und passive Stakeholder unterscheiden,
die Schritte einer Stakeholderanalyse beschreiben,
Aufgaben des Auftraggebers und der Projektleitung nennen,
Anforderungen an eine Projektleitung begründen,
ein Projektteam zusammenstellen und die Auswahl begründen,
die Phasen der Teamentwicklung und die Formen der Projektkommunikation beschreiben.

Die Projektbeteiligten im Überblick

Projektbeteiligte sind alle Personen und Gruppen, die an einem Projekt mitwirken oder von ihm betroffen sind. Im Kern stehen drei Rollen: Der Auftraggeber will das Ergebnis und bezahlt es. Die Projektleitung plant und steuert. Das Projektteam erarbeitet das Ergebnis.

Stakeholder einordnen

Stakeholder, auf Deutsch Anspruchsgruppen, sind alle, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm berührt werden. Der Rahmenplan unterscheidet zwei Gruppen.

	Aktive Stakeholder	Passive Stakeholder
Bezug zum Projekt	arbeiten mit oder sind unmittelbar betroffen	sind von Durchführung oder Ergebnis nur mittelbar betroffen
Beispiele	Auftraggeber, Projektleitung, Projektteam, Kunden, Lieferanten, spätere Anwender, Betriebsrat	nicht beteiligte Abteilungen, Anwohner, Verbände, Öffentlichkeit
Umgang	eng einbinden, regelmäßig abstimmen	beobachten und bei Bedarf informieren

Jeder Stakeholder kann das Projekt fördern oder bremsen. Auch ein passiver Stakeholder kann wichtig werden, etwa wenn sich Anwohner über Lärm beim Umbau beschweren.

Stakeholderanalyse in fünf Schritten

Sammeln: Alle Personen und Gruppen auflisten, die mit dem Projekt zu tun haben.
Interessen klären: Was erwartet oder befürchtet jeder Einzelne?
Einfluss und Haltung einschätzen: Wie stark kann er auf das Projekt einwirken, und steht er ihm positiv, neutral oder ablehnend gegenüber?
Maßnahmen festlegen: Wer wird eingebunden, wer regelmäßig informiert, wer nur beobachtet?
Aktuell halten: Die Einschätzung im Projektverlauf prüfen und anpassen.

Stakeholder	Interesse	Einfluss	Maßnahme
Geschäftsleitung als Auftraggeber	Ergebnis im Kosten- und Terminrahmen	hoch	regelmäßige Statusberichte, Entscheidungen einholen
Mitarbeiter der betroffenen Schicht	sichere und einfache Bedienung, keine Mehrbelastung	mittel	früh informieren, einen Vertreter ins Team holen
Nachbarabteilung	ungestörter Materialfluss während des Umbaus	gering	Termine rechtzeitig bekannt geben

Die Umfeldanalyse geht einen Schritt weiter. Sie betrachtet neben den Personen auch sachliche Einflüsse, zum Beispiel Vorschriften, vorhandene Technik oder andere laufende Projekte. Die Stakeholderanalyse ist ihr personenbezogener Teil.

Funktion und Rolle des Auftraggebers

Der Auftraggeber löst das Projekt aus. Bei internen Projekten ist das meist die Geschäftsleitung oder eine Bereichsleitung, bei externen Projekten der Kunde. Seine Aufgaben nach dem Rahmenplan:

Analyse und Zielsetzung: Er benennt das Problem und gibt die Hauptziele vor.
Projektauftrag genehmigen: Er entscheidet über den Projektantrag und erteilt den Auftrag.
Ressourcen zuweisen: Er stellt Budget, Personal und Betriebsmittel bereit und setzt die Projektleitung ein.
Projekt kontrollieren: Er lässt sich berichten, gibt Planungen frei und entscheidet an den Meilensteinen.
Ergebnis abnehmen: Er prüft das Ergebnis, nimmt es ab und entlastet die Projektleitung.

Funktion und Rolle der Projektleitung

Die Projektleitung ist dem Auftraggeber gegenüber verantwortlich, dass die Projektziele erreicht werden.

Team auswählen und führen: Mitglieder vorschlagen, Aufgaben verteilen, motivieren, Konflikte klären.
Planen: Die Vorgaben des Auftraggebers in messbare Teilziele übersetzen und Struktur, Ablauf, Termine und Kosten ausarbeiten.
Steuern: Den Fortschritt überwachen, Soll und Ist vergleichen und bei Abweichungen eingreifen.
Informieren: Dem Auftraggeber berichten und für gleichen Informationsstand bei allen Beteiligten sorgen.
Abschließen: Die Abnahme vorbereiten, Abschlussbericht und Abschlusspräsentation erstellen, Erfahrungen sichern.

Anforderungen an die Projektleitung

Kompetenz	Wozu sie gebraucht wird
Fachkompetenz	Vorschläge des Teams beurteilen und mit Fachleuten auf Augenhöhe sprechen
Planungs- und Methodenkompetenz	Arbeitspakete und Meilensteine festlegen, Planungstechniken anwenden
Organisationskompetenz	Termine, Räume und Mittel beschaffen, Zuarbeit aus Abteilungen und von Lieferanten abstimmen
Kommunikationskompetenz	berichten, moderieren, präsentieren, zuhören
Führungs- und Sozialkompetenz	ein Team zusammenhalten und motivieren, dessen Mitglieder andere Vorgesetzte haben
Problemlösungskompetenz	bei Störungen schnell einen gangbaren Ausweg finden und ihn mit den Beteiligten aushandeln

In der Prüfung gehört zu jeder Kompetenz ein Beispiel aus dem Projekt.

Das Projektteam

Struktur und Zusammensetzung

Das Projektteam wird nach den Aufgaben des Projekts zusammengestellt. Es ist meist fachübergreifend besetzt. Bei größeren Projekten gibt es ein Kernteam, das dauerhaft mitarbeitet, und Fachleute, die nur zeitweise hinzukommen. Bei der Auswahl zählen diese Gesichtspunkte:

Fachwissen: Jedes Fachgebiet, das das Projekt berührt, ist im Team vertreten.
Arbeitsweise: Wer mitarbeitet, kennt die Regeln der Teamarbeit und kann Ergebnisse dokumentieren.
Teamfähigkeit: Die Mitglieder hören zu, halten Absprachen ein und äußern Kritik sachlich.
Eigenverantwortung: Sie arbeiten ohne ständige Anleitung und stehen hinter dem Projekt.
Passende Anforderung: Die Aufgabe im Projekt soll weder langweilen noch überfordern.
Verfügbarkeit: Die Linie stellt sie im nötigen Umfang frei.

Zum Umbau einer Montagelinie gehören zum Beispiel die Montage als Anwender, die Instandhaltung für die Technik, der Einkauf für Angebote und die Fachkraft für Arbeitssicherheit ins Team.

Rollen in Projektteams

Im Team hat jedes Mitglied eine fachliche Rolle, zum Beispiel Verantwortlicher für ein Arbeitspaket oder Protokollführer. Daneben gibt es Verhaltensrollen. Das Modell von Belbin ordnet sie in drei Gruppen:

handlungsorientiert: antreiben, umsetzen, abschließen,
kommunikationsorientiert: koordinieren, Kontakte pflegen, das Team zusammenhalten,
wissensorientiert: Ideen bringen, Vorschläge prüfen, Fachwissen liefern.

Ein gutes Team braucht alle drei Gruppen. Fehlen die Umsetzer, bleibt es bei Ideen.

Phasen der Teamentwicklung

Ein Team ist nicht vom ersten Tag an leistungsfähig. Nach Tuckman durchläuft es mehrere Phasen.

Phase	Was geschieht?	Aufgabe der Projektleitung
Orientierung (Forming)	Die Mitglieder lernen sich kennen und sind noch zurückhaltend.	Ziele und Regeln erklären, Kick-off durchführen
Konflikt (Storming)	Rollen und Vorgehen sind umstritten, es gibt Reibung.	Konflikte ansprechen, moderieren, Rollen klären
Organisation (Norming)	Das Team einigt sich auf Regeln und Arbeitsweisen.	Vereinbarungen festhalten, Verantwortung übertragen
Leistung (Performing)	Das Team arbeitet selbstständig und zielgerichtet.	Freiraum geben, Hindernisse beseitigen
Auflösung (Adjourning)	Das Projekt endet, die Mitglieder kehren in die Linie zurück.	Leistung würdigen, Erfahrungen sichern

Formen der Projektkommunikation

Kick-off-Meeting: Auftakt, bei dem alle Beteiligten Ziele, Rollen und Regeln erfahren.
Regelmäßige Projektbesprechung: fester Termin zum Stand der Arbeitspakete, mit Protokoll.
Statusbericht: schriftliche Meldung an den Auftraggeber, oft zu den Meilensteinen.
Gemeinsame Projektablage: ein Ort für alle aktuellen Pläne und Dokumente.
Abschlusspräsentation: stellt dem Auftraggeber das Ergebnis vor.

Konflikte im Projektteam

Ursache	Vorbeugung
Zuständigkeiten sind nicht geklärt.	Rollen und Befugnisse zu Beginn festlegen
Fachleute sind sich über den Weg uneinig.	Varianten nach festen Kriterien bewerten
Abteilungen sehen sich als Konkurrenten.	Betroffene früh beteiligen, gemeinsames Ziel herausstellen
Termin und Budget sind knapp.	realistisch planen, Engpässe früh melden
Nicht alle wissen dasselbe.	Stand der Arbeit für alle offenlegen
Projekt und Linie fordern gleichzeitig.	Freistellung mit den Vorgesetzten vereinbaren

Überträgt die Projektleitung Teilaufgaben an selbstständig arbeitende Teams, steigen Motivation und Eigenverantwortung, und sie selbst wird entlastet. Dafür muss sie den Stand der Arbeit und das Arbeitsklima im Blick behalten.

Praxisbeispiel

In einer Montagehalle soll eine Linie für ein neues Produkt umgebaut werden. Die Geschäftsleitung ist Auftraggeber, der Industriemeister der Montage übernimmt die Projektleitung.

Zuerst listet er die Stakeholder auf. Besonders wichtig sind die Mitarbeiter der Linie und die Instandhaltung. Er holt je einen Vertreter ins Team, dazu einen Einkäufer und die Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die Nachbarabteilung ist nur in der Umbauwoche betroffen und erhält rechtzeitig die Termine.

Im Kick-off erklärt die Geschäftsleitung Ziel und Budget. In den ersten Besprechungen wird über die Anordnung der Arbeitsplätze gestritten. Der Industriemeister lässt beide Varianten nach festen Kriterien bewerten und klärt die Rollen. Alle zwei Wochen erhält die Geschäftsleitung einen Statusbericht.

Typische Prüfungsfragen

In den IHK-Prüfungen können beispielsweise folgende Anforderungen auftreten:

Erläutern Sie den Unterschied zwischen aktiven und passiven Stakeholdern und nennen Sie je zwei Beispiele.
Beschreiben Sie vier Aufgaben des Auftraggebers in einem Projekt.
Begründen Sie an je einem Beispiel, warum eine Projektleitung Fachkompetenz und Kommunikationskompetenz benötigt.
Erläutern Sie, worauf Sie achten, wenn Sie ein Projektteam zusammenstellen.
Eine Montagelinie soll umgebaut werden. Schlagen Sie vier Fachbereiche für das Projektteam vor und begründen Sie jeden Vorschlag.
Beschreiben Sie die Phasen der Teamentwicklung.
Erläutern Sie zwei Auslöser für Streit im Projektteam und je eine vorbeugende Maßnahme.

Fazit

Der Auftraggeber gibt Ziele und Mittel vor und nimmt das Ergebnis ab. Die Projektleitung plant, steuert und führt das Team. Das Projektteam erarbeitet das Ergebnis. Alle weiteren Stakeholder werden je nach Einfluss und Interesse eingebunden oder informiert.

Für die Prüfung solltest du zu jeder Rolle fünf Aufgaben beschreiben, die Anforderungen an die Projektleitung mit Beispielen begründen, die Auswahl von Teammitgliedern erklären und die Phasen der Teamentwicklung nennen können.