Präsentation planen und vorbereiten

Wer eine Präsentation planen und vorbereiten kann, hat den größten Teil der Arbeit schon vor dem ersten Satz erledigt. Das Thema gehört zum Themenbereich Präsentationstechniken im Prüfungsbereich Methoden der Information, Kommunikation und Planung.

Ob eine Präsentation gelingt, entscheidet sich beim Ziel, bei der Zielgruppe, beim Inhalt und bei der Organisation. Diese Seite geht die Vorbereitung in der Reihenfolge durch, in der du sie auch im Betrieb erledigst.

📘 Auf einen Blick

Merkmal	Information
Prüfungsteil	Fachrichtungsübergreifende Basisqualifikationen
Prüfungsbereich	Methoden der Information, Kommunikation und Planung (MIKP)
Themenbereich	Präsentationstechniken
Thema	Planung und Vorbereitung einer Präsentation (Rahmenplan 3.3.2)
Prüfungsrelevanz	⭐⭐⭐⭐⭐ Sehr hoch
Datengrundlage	DIHK-Rahmenplan und Auswertung von 35 Originalprüfungen der IHK
Art der Prüfung	Beschreiben und Begründen, fast immer mit Bezug auf eine betriebliche Situation
Lernziel laut Rahmenplan	Thema und Ziele festlegen, eine Adressatenanalyse durchführen, Inhalte darstellen sowie Methode und Organisation umsetzen
Empfohlene Lernpriorität	Sehr hoch
Vertiefung	Lernmodul in der KVM-Akademie (nach Veröffentlichung verfügbar)

Warum ist eine gute Vorbereitung wichtig?

Industriemeister präsentieren regelmäßig: bei der Unterweisung, in der Schichtinformation oder vor der Betriebsleitung. Die Zuhörer sind dabei sehr unterschiedlich. Eine Fachkraft mit 20 Jahren Erfahrung braucht andere Erklärungen als eine Aushilfe in der zweiten Woche.

Eine gute Vorbereitung sorgt dafür, dass

das Ziel klar ist und am Ende auch erreicht wird,
Inhalt und Sprache zu den Zuhörern passen,
die Zeit reicht,
Raum und Technik funktionieren,
du sicher auftrittst, weil du deinen roten Faden kennst.

Einordnung innerhalb des Rahmenlehrplans

Basisqualifikation
└── Methoden der Information, Kommunikation und Planung
    └── 3.3 Präsentationstechniken
        └── 3.3.2 Planung und Vorbereitung einer Präsentation
            ├── Thema und Ziele der Präsentation
            ├── Adressatenanalyse
            ├── Inhalte der Präsentation
            └── Methode und Organisation

Der Rahmenplan nennt vier Bestandteile mit je einem Anforderungsverb: festlegen, durchführen, darstellen, umsetzen. Bei den Inhalten verweist er auf das Erstellen von Diagrammen.

Prüfungsrelevanz

⭐⭐⭐⭐⭐ Sehr hohe Prüfungsrelevanz

Die Vorbereitung einer Präsentation kam in 7 der 13 Prüfungen seit 2020 vor, insgesamt in 19 von 35 ausgewerteten Prüfungen. Die Aufgabe bringt meist 10 Punkte.

In den ausgewerteten Prüfungen wurde zum Beispiel verlangt,

Kriterien einer Zielgruppenanalyse zu nennen und zu jedem Kriterium eine Folge für die Präsentation zu beschreiben,
zu begründen, warum eine Zielgruppenanalyse notwendig ist,
Schritte der inhaltlichen Vorbereitung zu beschreiben,
Maßnahmen der Vorbereitung zu beschreiben, die zu einer genau beschriebenen Belegschaft passen,
die organisatorische Vorbereitung und vorbeugende Maßnahmen gegen Pannen zu beschreiben.

Zur Prüfungsanalyse MIKP

Achte auf ein einziges Wort in der Aufgabe. Steht dort „inhaltliche Vorbereitung“, bringen Raum, Einladung und Beamer keine Punkte. Steht dort „organisatorische Vorbereitung“, bringt die Stoffsammlung keine Punkte.

Was lernst du auf dieser Seite?

Nach dem Lesen dieser Seite kannst du:

Thema und Ziel einer Präsentation festlegen,
eine Zielgruppenanalyse durchführen und daraus Schlussfolgerungen ziehen,
die inhaltliche Vorbereitung in sechs Schritten beschreiben,
die organisatorische Vorbereitung beschreiben,
geeignete Medien auswählen und die Wahl begründen,
Pannen vorbeugen,
deine Antwort auf die Situation in der Aufgabe zuschneiden.

Präsentation planen und vorbereiten: die vier Bausteine

Der Rahmenplan gliedert die Planung und Vorbereitung in vier Bausteine.

Baustein	Leitfrage	Ergebnis
1. Thema und Ziel	Was willst du erreichen?	ein überprüfbares Ziel und eine Kernbotschaft
2. Zielgruppe	Wer sitzt vor dir?	Anspruch, Sprache und Umfang passen zu den Zuhörern
3. Inhalt	Was zeigst du in welcher Reihenfolge?	Gliederung, Visualisierung, Stichwortkarten
4. Methode und Organisation	Wo, wann und womit präsentierst du?	Termin, Raum, Einladung, Medien, Unterlagen

1. Thema und Ziel festlegen

Aus dem Anlass leitest du Thema und Ziel ab. Der Rahmenplan nennt drei Grundziele: informieren, motivieren und überzeugen. Mehr dazu steht auf der Seite Ziele von Präsentationen.

Formuliere das Ziel so, dass du es hinterher überprüfen kannst. „Über die Schutzausrüstung informieren“ ist zu ungenau. Besser: „Nach der Unterweisung kann jeder Mitarbeiter die Schutzausrüstung für seinen Arbeitsplatz richtig auswählen und anlegen.“

2. Zielgruppenanalyse durchführen

Die Zielgruppenanalyse heißt im Rahmenplan Adressatenanalyse. Du klärst, wer an der Präsentation teilnimmt und was das für Inhalt, Sprache, Medien und Ablauf bedeutet.

Kriterien und Schlussfolgerungen

Verlangt wird meist beides: das Kriterium und die Folge für die Präsentation.

Kriterium	Leitfrage	Schlussfolgerung für die Präsentation
Qualifikation	Welche Ausbildung bringen die Teilnehmer mit?	Vor Fachkräften verwendest du Fachbegriffe. Vor Angelernten erklärst du sie und zeigst mehr Bilder.
Berufserfahrung	Wie vertraut sind sie mit dem Arbeitsplatz?	Erfahrenen stellst du nur das Neue vor. Neue Mitarbeiter brauchen den ganzen Ablauf Schritt für Schritt.
Vorwissen zum Thema	Was wissen sie schon über das Thema?	Du knüpfst an Bekanntes an und hältst Wiederholungen kurz.
Tätigkeit	Welche Arbeit machen die Teilnehmer?	Du wählst Beispiele aus ihrem Arbeitsbereich. Bei sehr verschiedenen Tätigkeiten teilst du die Gruppe.
Sprachkenntnisse	Verstehen alle die Vortragssprache?	Du sprichst in einfachen Sätzen und nutzt Piktogramme, Videos und übersetzte Handouts.
Einstellung	Sind die Teilnehmer interessiert, skeptisch oder ablehnend?	Du stellst den Nutzen heraus und bereitest dich auf Einwände vor.
Gruppengröße	Wie viele Personen nehmen teil?	Eine große Gruppe braucht einen größeren Raum, gut sichtbare Medien und mehr Zeit für Fragen.

Warum ist die Zielgruppenanalyse notwendig?

Verständlichkeit: Anspruch und Sprache treffen das Niveau der Zuhörer. Niemand wird überfordert oder gelangweilt.
Auswahl: Du erkennst, welche Inhalte die Zuhörer brauchen, und lässt Bekanntes weg.
Akzeptanz: Du kennst Erwartungen und Vorbehalte und stellst dich auf Einwände ein.
Medien: Beispiele, Bilder und Handouts passen zu den Zuhörern.
Organisation: Aus Größe und Zusammensetzung der Gruppe ergeben sich Raum, Dauer und eine mögliche Teilung der Gruppe.

3. Inhalte vorbereiten

Die inhaltliche Vorbereitung beantwortet die Frage: Was sagst und zeigst du in welcher Reihenfolge?

Stoff sammeln: Aktuelle Informationen zusammentragen, zum Beispiel Betriebsanweisungen, Kennzahlen oder Herstellerangaben.
Fachlich absichern: Offene Punkte mit Fachleuten klären, je nach Thema mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit, der Qualitätssicherung oder erfahrenen Kollegen.
Auswählen und ordnen: Den Stoff nach Wichtigkeit sortieren und auf Eröffnung, Hauptteil und Abschluss verteilen. Was nicht zum Ziel beiträgt, fällt weg.
Verdichten: Wenige Kernaussagen herausarbeiten und mit Beispielen aus dem Arbeitsalltag der Zuhörer verbinden.
Visualisieren: Zahlen als Diagramm, Abläufe als Bildfolge oder Video, Regeln als kurze Merksätze darstellen.
Roten Faden festhalten: Stichwortkarten anlegen, den Zeitbedarf je Abschnitt schätzen, den Ablauf einmal proben und mögliche Fragen durchdenken.

Wie Eröffnung, Hauptteil und Abschluss aufgebaut sind, zeigt die Seite Präsentation durchführen.

4. Organisation vorbereiten

Die organisatorische Vorbereitung schafft den Rahmen.

Termin und Dauer festlegen: Einen Zeitpunkt wählen, der zum Betriebsablauf passt.
Raum auswählen und reservieren: Größe, Sitzordnung, Licht, Akustik und Lärm aus der Umgebung prüfen.
Teilnehmer einladen: Rechtzeitig per Aushang, E-Mail oder über den Schichtplan, mit Thema, Ort, Beginn und Dauer.
Technik bereitstellen und testen: Rechner, Beamer oder Bildschirm vor dem Termin im Raum ausprobieren.
Unterlagen vorbereiten: Handout, Teilnehmerliste, bei Unterweisungen den Nachweis zur Unterschrift.
Ablauf abstimmen: Vorgesetzte und Nachbarbereiche informieren, damit während der Präsentation niemand herausgerufen wird.

Zur Organisation zählt der Rahmenplan auch das Erscheinungsbild: Die Kleidung soll zu Anlass und Zuhörern passen.

Medien auswählen

Das Medium richtet sich nach Ziel, Inhalt, Gruppengröße und Raum. In der Prüfung begründest du, warum es zur Situation passt.

Medium	Gut geeignet für	Grenzen
Beamer oder Bildschirm mit Folien	größere Gruppen, Diagramme, Fotos	abhängig von der Technik, verleitet zu überladenen Folien
Flipchart	kleine Gruppen, Entwickeln eines Gedankens	wenig Platz, aus der Entfernung schlecht lesbar
Pinnwand mit Karten	Sammeln und Ordnen von Beiträgen der Teilnehmer	braucht Zeit und Moderation
Video	Abläufe und Gefahren zeigen, hilfreich bei Sprachbarrieren	keine Rückfragen während des Films
Originalgegenstand oder Modell	Vorführen und Anfassen, zum Beispiel Schutzausrüstung	nur für kleine Gruppen gut sichtbar
Handout	Nachlesen, Übersetzungen, Nachweis der Inhalte	lenkt ab, wenn es zu früh verteilt wird

Pannen vorbeugen

Der Rahmenplan verlangt, unvorhergesehene Ereignisse einzukalkulieren. Diese Maßnahmen sichern den Erfolg ab:

die Technik vor dem Termin prüfen und ein Ersatzgerät bereithalten,
die Präsentation auf einem zweiten Datenträger oder als Ausdruck mitnehmen,
einen Zeitpuffer für Verzögerungen und Fragen einplanen,
eine Ausweichlösung ohne Technik vorbereiten, zum Beispiel die Kernaussagen am Flipchart.

Die Antwort auf die Situation zuschneiden

Oft beschreibt die Aufgabe eine betriebliche Situation. Erwartet werden dann Antworten, die dazu passen. Unterstreiche alle Angaben zur Situation und schreibe zu jeder eine passende Maßnahme. Allgemeine Punkte ergänzt du erst danach.

Angabe in der Aufgabe	Was daraus für die Vorbereitung folgt
mehrere Schichten	Du planst je Schicht einen Termin und fragst die Schichtführer nach dem Kenntnisstand ihrer Gruppe.
wenig Deutschkenntnisse	Du setzt auf Bilder, Piktogramme und kurze Filme und gibst das Handout in den nötigen Sprachen aus.
Beschäftigte anderer Firmen	Du klärst mit deren Arbeitgeber, wer teilnimmt und wie die Teilnahme nachgewiesen wird.
sehr wenig Zeit	Du beschränkst dich auf zwei bis drei Kernaussagen und ein einfaches Medium wie das Flipchart.
regelmäßiger Termin	Du legst einen festen Aufbau als Vorlage an und führst zwischen den Terminen eine Themenliste.

Beim Operator „Beschreiben“ reicht ein Stichwort wie „Technik testen“ nicht. Verlangt ist ein ganzer Satz mit Maßnahme und Zweck.

Praxisbeispiel

In einer Blechfertigung geht eine neue hydraulische Presse in Betrieb. Der Industriemeister soll die 24 Mitarbeiter beider Schichten unterweisen. Sechs von ihnen sind erst seit wenigen Wochen im Betrieb, vier sprechen wenig Deutsch.

Ziel: Nach der Unterweisung kann jeder Mitarbeiter die Schutzeinrichtungen der Presse benennen und ihre Funktion prüfen.

Zielgruppe: Die erfahrenen Fachkräfte kennen ältere Pressen, aber nicht die neue Steuerung. Die neuen Kollegen brauchen den ganzen Ablauf, vier Teilnehmer sprachliche Unterstützung.

Inhalt: Der Industriemeister wertet die Betriebsanleitung aus und klärt offene Punkte mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die Kernaussagen fasst er in drei Merksätzen zusammen. Die Schutzeinrichtungen fotografiert er an der Maschine.

Organisation und Medien: Er plant je Schicht einen Termin zum Schichtbeginn. Der kurze Theorieteil läuft am Bildschirm im Besprechungsraum. Danach führt er die Schutzeinrichtungen an der Presse vor. Das Handout besteht überwiegend aus Fotos und Piktogrammen. Jeder Teilnehmer unterschreibt auf der Teilnehmerliste.

Fast jede dieser Entscheidungen folgt aus der Zielgruppenanalyse.

Typische Prüfungsfragen

In den IHK-Prüfungen können beispielsweise folgende Anforderungen auftreten:

Beschreiben Sie vier Arbeitsschritte, mit denen Sie den Inhalt einer Präsentation vorbereiten.
Beschreiben Sie vier organisatorische Aufgaben, die vor einer Präsentation zu erledigen sind.
Erläutern Sie an drei Merkmalen der Zielgruppe, wie sich diese auf die Gestaltung einer Präsentation auswirken.
Begründen Sie, weshalb vor einer Präsentation eine Zielgruppenanalyse durchgeführt werden sollte.
Wählen Sie für die beschriebene Situation zwei geeignete Medien aus und begründen Sie Ihre Wahl.
Beschreiben Sie drei Vorkehrungen für einen Ausfall der Technik während der Präsentation.
Erläutern Sie den Unterschied zwischen inhaltlicher und organisatorischer Vorbereitung an je zwei Beispielen.

Fazit

Eine Präsentation wird in vier Bausteinen vorbereitet: Ziel, Zielgruppe, Inhalt und Organisation. Die Zielgruppenanalyse ist der Dreh- und Angelpunkt, weil sich Anspruch, Sprache, Medien und Ablauf aus ihr ergeben.

Für die Prüfung solltest du zu jedem Baustein fünf Punkte beschreiben, inhaltliche und organisatorische Vorbereitung trennen und jede Antwort auf die Situation in der Aufgabe beziehen können.